キッティングの方法は、手作業あるいはクローニングの2通りです。
キッティングはどちらも手間と時間がかる作業のため、IT担当者は適切な方法を選定しキッティングを進めることが重要です。特にキッティングの台数が増える新入社員の入社時期などはIT担当スタッフがキッティングを効率的に進めることができないと、他の業務が手につかない状態になりかねません。
当記事では、手作業とクローニングのメリットデメリット、作業の落とし穴、効率的に行うポイントを解説します。
Contents
キッティングとは
キッティングとは、「エンドユーザー（実際に利用する従業員）がすぐ使えるようにIT機器の環境を整備すること」です。
ここでいうIT機器とは一般的には、パソコン（PC）、スマホ（スマートフォン）、フューチャーフォン、タブレットなどのデバイスを指しています。
キッティングが完了しなければ、PC・スマートフォン等のデバイスを業務に使うことはできません。
情シスが対応する理由
実際にデバイスを利用する従業員ではなく、情報システム部がキッティング対応をした方が良い理由はセキュリティ強化と資産管理の観点でメリットが大きいからです。
社内で内製にてキッティングを行うことで、安全な環境で機器を構成し、セキュリティポリシーに準拠した設定を行うことができます。
さらに、適切なライセンス管理や効率的な資産管理が可能となり、コストやリスクを削減できます。
キッティングの作業内容
キッティング作業は、開封後の部品確認と準備、組み立て、OSとソフトウェアのインストール、アカウント設定、業務アプリケーションやセキュリティアプリのセットアップの順に進みます。これにより、納入されたIT機器は即座に利用可能な状態に整えられます。
ちなみに似たような言葉に「セットアップ」がありますが、こちらは最低限機器が利用できるようにするだけで、業務アプリ・セキュリティアプリのインストールといった細かい作業までは範囲に含まれていません。明確な定義がなく混乱する方もいらっしゃるので、大まかな範囲の違い（キッティングのほうがより多くの設定作業を含んでいる）だけでも覚えておくと安心です。
時期によって負荷がかかる
キッティングはIT機器（デバイス）を保有している企業ならば、必ず行われている作業です。
しかし、大規模なITプロジェクトや新しいシステムの導入が計画されている場合、キッティング作業の需要が急増することがあります。
情報システム部はその時期に多くのリソースや時間を割かなければならず、作業量が増えることで担当者に大きな負担がかかります。
また、組織内の変化や成長に伴って新しいユーザーが増える場合も、キッティング作業の需要が増え、負担が増えることがあります。
そのため、キッティング作業の需要が予測できるような計画やリソースの適切な配分が重要です。
キッティングの方法と手順
それでは、基本的なキッティングの流れと手作業・クローニングの各手順を確認していきましょう。
基本的な流れ
キッティングで必要な作業は自社環境や利用する機器などによって異なりますが、
- 開封
- BIOS・OS等のセットアップ
- アカウント設定
- 業務・セキュリティアプリのインストール
などが必要となってきます。
手作業で行う
中小規模の企業では、いまだに手作業でキッティング作業をしているところがあるでしょう。
一台一台の機器環境を担当者が個別にセットアップしていき、利用できる状態にまで持っていく方法です。
パソコン（PC）の場合は
- PCを開封して設置、電源を付ける
- マウスやキーボードなどの周辺機器を接続する
- BIOS・OSなどのセットアップ
- アカウント設定を行う
- ネットワークの設定を行う
- 業務アプリケーションのセットアップを行う
- セキュリティ対策ソフトウェアをセットアップする
- 動作検証
- ラベルの貼り付け・管理台帳へ記帳を行う
という手順を踏みます。
アカウントの設定数などは、PCによって変わってくるでしょう。またアプリケーションの設定数も企業によって違ってきます。
スマートフォン・タブレットの場合は
- 開梱・電源ON
- SIMカードを挿入して設定する
- OSを設定する
- 各種アカウントを設定する
- ネットワークを設定する
- セキュリティ設定を行う
- いらないプリインストールアプリの削除・必要なアプリの追加を行う
- 動作確認
- ラベルの貼り付け・管理台帳へ記帳を行う
という手順でキッティングを行う点がポイントです。
プリインストールアプリについては、メーカー・携帯会社で入れていても業務には必要ないものに関して削除を行いましょう。ただしルート権限がないと削除できないアプリについては、保留しておきましょう。
クローニングで環境を複製する
クローニング、つまり一台の機器環境を複数台へコピーするやり方もあります。
- マスターPCを指定して環境を構築する
- SYSPREPで一般化する
- マスターイメージを抽出して共有できるようにする
- 各機器のブートオーダーを変更する
- クローニングを実行
- 個別に必要な設定を行う
- 動作検証
- ラベルの貼り付け・管理台帳へ記帳を行う
クローニングしても各機器でしかできない設定もあるので注意しましょう。またマスターPCおよびその環境は、しっかり吟味して選択する必要があります。
手作業とクローニングのメリット・デメリット
手作業とクローニングのキッティングには、それぞれ次のようなメリット・デメリットがあります。
手作業のメリット・デメリット
手作業でのキッティングには
- ハードルが低い
- 設定数が少ないとすぐ終わる
- 複数タイプの機種設定も簡単
といったメリットがあります。
手作業のキッティングは一般的なPC・スマートフォン・タブレットの設定知識・スキルがあればすぐできます。
このためクローニングよりもハードルが低く、すぐ実行できるのが強みです。
また設定数が少ないと物理的な作業数が減るので、すぐ終わるのもメリットです。
規模が小さい企業では、クローニングするよりも手作業で機器設定したほうが効率的なケースもあります。
さらに端末によって下記のようなOS環境が想定されます。
- iOS
- Android
- Windows
といった複数の環境が乱立していても、個別設定を行うため簡単にキッティングができます。クローニングでは環境乱立が起こると作業効率化が難しくなります。
一方で次のようなデメリットもあります。
- 担当者によって品質が変わってしまう
- 作業台数の多さが人件費に直結する
- 作業台数が多いと時間が掛かる
担当者のスキル等でキッティングの品質が変わる点が手作業のデメリットです。複数キッティングの担当者がいる場合は、ルールややり方などを統一してからキッティングする必要があります。
また、作業台数が多いと人件費にも直結します。
たとえば10台の設定に2人担当者が必要な場合、20台だと4人必要となり人件費が単純計算で2倍になってしまいます。さらに作業台数が多いと作業時間も比例して伸びます。
このため機器環境を大量に用意すべき場合はクローニングのほうが向いているのがポイントです。
クローニングのメリット・デメリット
クローニングでのキッティングには次のようなメリットがあります。
・機器数が多くてもすぐ作業が終わる
・品質にばらつきが出にくい
・マスターイメージを基に環境を再構築可能
機器数が多いと手作業では時間が掛かりますが、クローニングでは複製するマスターイメージができていれば、それを各機器へ落とし込んでいくだけなので作業時間が短縮されます。
またマスターイメージを基に環境を構築していくので、担当者の知識・スキル等に品質が左右されないのもポイントです。
最低限の個別キッティング作業は必要ですが、基本はすでに構築されているのでそこから大きな違いが機器ごとにでてくるリスクはあまりないでしょう。
さらにマスターイメージをバックアップしておけば、いざというときにそれを使って環境を再構築可能です。PCの復旧等に利用できるので覚えておきましょう。
対して次のようなデメリットもあるので、注意しておきましょう。
- マスターイメージの構築・作成に時間が掛かる
- 担当者に相応の知識・スキルが必要
- 環境の種類が多いと作業時間が増えてしまう
マスターイメージはエラーがあるとそれが他の環境にも複製されてしまうので、注意して選択・動作確認等を行わなければなりません。
そのため、マスターイメージの構築・作成にはある程度の期間が必要になるでしょう。
また、担当者に相応の知識・スキルが求められます。社内にクローニングできる人材がいない場合は、外注も検討に入れてみましょう。
さらに環境の種類が多いと、マスターイメージの種類も増えるので作業に時間が掛かります。手作業の作業時間は機器の総台数に比例し、クローニングの作業時間は用意すべきマスターイメージの数に比例します。
中小企業は要注意！キッティングの落とし穴
ITを利用する企業では、
- シャドーITの発生
- セキュリティホールを突いたハッキング攻撃
- アプリケーションの更新が行われないことによるセキュリティリスクの発生
といった危険が付きまといます。
こういった危険を防ぐためにはセキュリティ対策が重要ですが、システム的に細かくセキュリティ環境を用意している企業は意外と多くありません。
特に中小企業は標的型攻撃の対象となったりするケースが増加しているので、ある意味大企業より注意して対策を行う必要があります。
キッティング時にセキュリティを軽視していると大変なことになります。
また機器導入前後でキッティングの手間や総コストなどを把握できていないと、スムーズに利用ができません。
このため仕入れ時の価格だけではなくどこまで仕入れ先がセッティングしてくれるのか、自社ではどのくらい従業員が設定のために必要なのか、などを書類化してまとめておくと安心です。
シャドーITのリスクなどについての詳細は「シャドーITのリスクとは？生じる背景・原因・対策をわかりやすく解説！」の記事で紹介しています
効率的にキッティングを行うポイント
効率的にキッティングには、どのようなポイントを押さえておけばよいか確認してみましょう。
キッティング方法選定後、検証まで実施する
手作業とクローニングにはそれぞれメリット・デメリットがあります。
- 規模が小さく作業台数も多くないから手作業にする
- 規模が大きく作業台数が多いためクローニングにする
といったように、自社環境に応じたキッティング方法を選択して実行してみましょう。
また、検証しないと実際に運用した際のミスに気付けない可能性があります。事前検証を行って危険を排除した上で作業環境を構築していきましょう。
機器環境は最初からなるべく統一しておく
機器環境をなるべく統一しておくのも重要です。
OSやアプリケーションといった環境が機器ごとに異なると、管理の手間も増えるからです。
クローニングであれば環境ごとにマスターイメージを管理する必要がありますし、手作業であれば環境ごとに手順を整備する必要があります。
導入時期や購入のタイミングなどにより機器環境が何種類も存在してしまうことはありがちですが、管理の手間を考えるとなるべく少ない種類にまとめておくことが得策でしょう。
アウトソーシングを選択肢として検討する
キッティング業務が増える時期は、ある程度推測が可能です。
例えば、新入社員の入社時期や、PCのリースアップ時期はキッティング作業が増えますので事前に準備しておくことで負荷が集中してしまうことを避けることができます。
しかし、自社の人員リソースには限りがあります。負荷がかかる時期がある程度推測できても、リソースを増やせなければ、担当者に負荷がかかるだけです。
自社のリソースや確保できる時間に関してキッティング業務が難しいと感じる場合は、アウトソーシングするのも有効です。保守・管理等を代行してくれる業者では、キッティングも代行してくれるケースが多くなっています。
- 社内負担が一気に減る
- スムーズに作業が進む
- キッティング以外の作業も代行してもらえる
といったメリットも得られるでしょう。
近年では働き方改革による働き方の多様化、コロナ禍によるリモートワークやハイブリッドワーク導入企業の急増、半導体不足によるIT機器調達の難しさ、などの要因から情シスや社内SEなどIT担当者の負荷は上がる一方です。
中小企業の多くは最低限のリソースでIT業務を運用しています。
ヘルプデスクのように負荷の上昇を予測しにくい業務や、キッティングのように繁忙期を予測できても人員リソースを調達しにくい業務にはIT担当者の負荷は増すばかりです。
そのような場合は、対象の業務を切り分けてアウトソーシングするのが有効です。
ルーティン作業になりがちな業務は、社内にもナレッジが溜まりにくく、内製する必要性は薄れます。一方で担当者の負荷は上がってしまいますので、メリットが少ない上にリスクは上がってしまいます。
非コアのIT業務はアウトソーシングサービスに委託し、本来情シスに担ってほしいDX推進やセキュリティ対策などに注力してもらえる体制を検討してみるのはいかがでしょうか。
とはいっても、キッティングセンターを持っているような大手ベンダーなどに依頼すると費用も高く、対応する機器の台数も数百台からといったことになりかねませんので、自社の規模に合った代行会社を選定することが重要です。
IT業務のアウトソーシングについての詳細は「情シスのITアウトソーシングはメリットも多いがサービス選定が重要！注意点やポイントを解説」の記事で紹介しています。
キッティングをBPOすることのメリットとは
BPOとは？
BPO（Business Process Outsourcing）とは、企業が特定の業務プロセスや機能を外部の専門企業に委託することです。
主に非コア業務や繁忙期の業務を外部委託することが一般的です。
BPOを活用したほうがいい理由とは
BPOを活用すべき大きな理由には、コスト削減が挙げられます。
キッティング作業ができる担当者を育てるためには、専門知識や技術の教育が必要になります。
しかし、キッティング作業は一年中通して行われる業務ではありません。そのため、担当者の教育にかけたコストが効率的に活用されることは難しいでしょう。
BPOを活用することで、専門的なスキルやノウハウを必要な時に必要なだけ調達でき、運用コストを削減することができます。
企業はコア業務にリソースを注力し、非コア業務の外部委託により効率性を高めることができます。
それにより、需要の変動やリスクに対応しやすくなり、競争力を向上させることができるのです。
BPOする際の注意点
BPOを活用する際の注意点はいくつかあります。
まず、信頼性やセキュリティを確保することです。BPO企業との適切な契約やSLAの設定、委託先の信頼性の確認が必要です。
契約内容やサービスレベルの明確な定義も重要です。サービスの範囲や品質基準、契約解除条件などを事前に定めておくことで、無用なトラブルを防ぐことができます。
また、委託先の選定は慎重に行い、その業績や評判を評価しましょう。定期的な評価・モニタリングも忘れずに行うことが大切です。
キッティング作業を含むITアウトソーシングならITボランチ
キッティングは単純作業を繰り返すので面白みがなく、面倒臭いと情シスからも敬遠されがちな作業です。しかし実際には、社内において重要な作業であることは間違いありません。
情シス業務ではコロナ禍によるリモートワークの導入対応、新入社員の入社対応など特定のタイミングで作業が多く発生します。キッティングのような定型的業務にまで着手し始めると情シススタッフも手が回らないということにもなりかねません。
効率的に情シスを運営したいということであれば、キッティングのような業務はアウトソーシングして社内の負荷を一定に保つことが必要になるでしょう。
それによって、情シスは社内IT業務の方向性や戦略を考えたり、DXの推進などに時間を活用できるようになります。
社内で負荷が一定ではない、情シス業務の代表格であるキッティングや社内ヘルプデスクはアウトソーシングを活用するほうがメリットも大きいです。そのような社内IT業務は専門化のITボランチにお任せください。
