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情シス業務のアウトソーシングはメリットも多い!注意点もまとめて徹底解説

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情シスのアウトソーシングは可能!

中小企業では情報システム部(情シス)の業務において、IT業務の専任担当者を設置することが難しいケースが多いのではないでしょうか。

社内のITに詳しいような人が本来の業務を持ったまま兼任で対応しているようことを兼務情シス(専任IT担当者がいないという意味)や、専任担当者としてすべて1人ITで業務を賄っている一人だけの情シスになっているケースが多くなってしまうことは必然であるとも言えます。

特に新型コロナウィルスの影響や、働き方改革法の施行によりニューノーマルな働き方が一般的になってきている中、テレワーク・リモートワークの環境構築や、その影響による業務の変革に対応するため、IT関連業務は急激に増えており情シス担当者の負担は増加し続けています。

そのため情シスの担当業務である社内のIT業務の一部、またはすべてを外部業者に業務委託する中小企業が急増しています。業務をアウトソーシングすることは業務負荷の分散という意味でも有効な手段可と思いますが、業務委託先となる外部業者も需要に比例して急増しているので、安易に業者選択をして業務委託をしてしまうとトラブルになるケースも増えてきてしまっているというのが現状です。

そこで今回は実際に情シスの仕事の範囲を再確認いただき、どこまで情シス業務を委託することが可能なのか、業者選定の方法を含めて詳しく解説いたします。

そもそも情シスとはなにか?

情シスとは、「情報システム部門」の略称です。社内のITに関するさまざまなIT業務を遂行するため対応範囲が広くなるのが特徴です。

大手企業などでは情報システム部門として部署が確立されており、企業規模に併せて人数も確保されています。
しかし、中小企業では情報システム部門を設置するほどの業務量が無いことも多く、部門がなく、情シス担当者として1名ないし2名程度がアサインされること多いのです。
しかし、中小企業で最も多いケースは、本来の業務をもっている従業員の中でITに多少詳しいと思われる人材がIT担当者としてアサインされてしまう兼務情シスというケースです。

事例としては、下記のような業務が情シスの対応範囲に該当します。

  • パソコンやスマートフォンの操作方法レクチャー
  • システム操作方法の解説
  • 社内の問い合わせ対応(ヘルプデスク)
  • 各デバイスの調整
  • デバイスの初期化対応
  • システムのアカウント管理
  • システム監視
  • システム障害時の対応

このように社内のIT関連の業務がほぼ全て情シスの対応範囲になる場合が多いようです。
社内で管理する必要があるようなサーバ(クラウドサーバ、社内設置サーバ、データセンターに設置しているサーバ)及び、社内システムや基幹システムがある場合は、そのシステムの保守・運用・メンテナンスも情シスの担当業務となる場合が多いですが、通常中小企業ではあまり複雑な社内システムを保守・運用するようなケースは少ないかと思います。

多くの場合、中小企業の社内システムは、外部ベンダーが保守・運用をしたり、クラウドサービスを利用し自社固有のシステムは保有しないようにされている場合が多いようです。

現在では複数のITデバイスやソフトウェアの利用が必ず発生しており、SaaS、クラウドサービス、インストール型ソフトウェアなど多種多様化しています。

将来的にクラウド化、IoTや5Gといった技術に対応する必要がある点も考えると、今後情シスの対応業務はさらに広がっていく可能性があるでしょう。

特に昨今ではテレワークが一般的になってきており、非常事態宣言が解除されコロナ化が落ち着きを見せている2021年12月現在も多くの企業がテレワークを継続している動きが見られています。

ニューノーマルとしてテレワークが働き方の1つとして認められつつある現在では、PC管理からネットワークのセキュリティ対策、さらには各種ソフトウェア、アプリケーションのクラウド化など、多くの面で変革が起こっており、これまでの情シス業務に加え、それらの対応が必須となっているため、情シス担当者の負荷は今後も増えていくことが確実となっています。

情シス人材不足解消にも効果あり!なぜIT業務のアウトソーシングが今求められているのか

近年、急速にIT業務のアウトソーシングが求められているのは、次のような理由があるからです。

IT人材を雇用せずに補える

IT人材は現在需要に対して供給数が、全く足りていません。慢性的な人材不足によって、大企業に人材を確保されてしまい中小企業に人材が集まらないケースも多いです。

IT企業も本来は即戦力となる経験豊富なエンジニアを中途採用で獲得したいのですが、ITエンジニアの転職市場で経験者を獲得することは非常に難しく、人材紹介を介しても獲得できない企業が溢れています。

経済産業省の発表でも2030年には最大79万ものIT人材が不足するとされています。

参考:IT人材白書2020(独立行政法人情報処理推進機構社会基盤センター)

デジタル庁の発足を初め、DXの促進など、テレワークなどの働き方の多様化などITエンジニアの需要は更に鰻登りで上昇することは間違いないでしょう。
ITエンジニアの中にはシステム開発者なども含まれているため、情シス担当者としてのITエンジニアの割合がどれほどかまではわかりませんが、情シスを担当できるような幅広い知識を持ち、コミュニケーション力もあるようなITエンジニアを採用することは非常に難しいと言わざるを得ない状況です。

なぜなら、現在需要に対して供給数が足りていません。慢性的な人材不足によって、大企業に人材を確保されてしまい中小企業に人材が集まらないケースも多いです。

しかしIT業務をアウトソーシングできると、外部から優秀なスタッフを集められるのがメリットです。また長期的な契約を結べば、依頼費は掛かりますが採用に掛かるコストや手間は削減できます。

採用コスト、人件費の削減につながる

IT業務のアウトソーシングによって削減されるのは求人媒体の掲載コストや、人材紹介会社への手数料だけではありません。

  • 研修コスト
  • 採用担当者コスト
  • 給与

といった面でもコストが発生しなくなる点もポイントです。
特に、採用活動が長期化すればするほど、人事の採用担当者の負荷は増え、人件費としても多くのコストが発生し続けることになります。

上記のようなコストは、企業に重くのしかかってくるので削減したい経営者もいらっしゃるでしょう。アウトソーシングを利用すれば、長期的に考えて依頼費のコストが依頼しない場合の総合コストを下回り経済的になる可能性もあります。

ちなみに情シス担当者を新規採用できたとしても、すぐ退職してしまうリスクも考えられます。その場合再び採用コストが発生するので、長期的に安定した業務を提供してくれるアウトソーシング業者へ依頼したほうが手間が掛かりにくい点もメリットです。

兼務情シスや単独1名の情シスといった担当者の負担を軽減可能

兼務情シスや単独1名の情シスには、リソースに対して膨大な業務が発生する可能性があります。IT関連のバックオフィス業務を一手に担う兼務情シスや単独1名の情シスに、負担を掛けるのはよくありません。

働き方改革を進めるためにも、負担が掛かっている業務を切り分けてアウトソーシングしてみましょう。担当者の負担が軽くなるだけでなく、利益に直結するようなコア周辺の業務にも時間を掛けやすくなって業務効率化につながります。

IT業界の最新の情報、知識を得られる

情シス担当者が、担当業務すべてに明るいとは限りません。リソース不足の場合はパソコン操作が社内で比較的上手、といったレベルでも情シスになってしまうケースがあります。

情シスが担う業務は

  • サーバー保守・メンテナンス
  • PCなどのIT機器の保守・運用
  • IT資産管理
  • ネットワーク保守・点検
  • セキュリティ状況の把握・構築

といったように多種多様です。このためIT業務全般が得意でないと情シスは務まりません。

外部に顧問としてアウトソーシング業者を置いておくだけでも、アドバイスといったサポートが受けられます。このため最新のIT業界の知識を得ながら、担当者が成長できる場を作ることができるでしょう。

情シス業務をアウトソースするメリットとは

情シスをアウトソーシングするメリットとは

情シスをアウトソーシングできると、次のようなメリットが得られます。

コストを削減できる

先ほども説明しましたが、アウトソーシング依頼費のほうが採用コスト・育成コストといったコストよりも安上りになる場合は多いです。情シス担当者を自社で用意するといろいろなコストが掛かりますが、アウトソーシングだと依頼費に集約されて分かりやすいのもメリットになります。

バックオフィス業務といっても、情シスはITシステムのメンテナンスやセキュリティ確保などを担っており、社内で特に重要な立ち位置にいます。現代ではITシステムやセキュリティが安定していないと仕事になりません。

アウトソーシングによってコスト削減と安心、両方を得ることができます。

情シス担当者の負担を分散できる

情シス担当者が社内のIT業務をすべて請け負っていると、業務クオリティやモチベーション低下につながってしまう可能性があります。業務バランスを調整しながら、コア業務系の仕事にもかかわれるように時間を作れるようにしておくと安心です。

アウトソーシングは業務負担削減のために提供されています。業務委託によって今まで負担の掛かっていた業務が減り、本当に社内でやらなければならない業務だけを実施する環境を構築可能です。

結果的に情シス担当者の業務クオリティおよびモチベーション向上にも、アウトソーシングは一役買ってくれます。

業務の属人化を防げる

属人化はデジタル改革(DX)の妨げにもなる社内の弊害です。特定の担当者しか業務ができない環境は、

  • 上手く引継ぎができない
  • 仕事がブラックボックス化して別の担当者が同じ業務をこなせない

といったトラブルを引き起こします。

アウトソーシングは、IT業務の透明化にも役立ちます。どういった風に仕事を遂行しているか確認までできれば、安心して委託を継続可能です。

社内で無理に情シスへ仕事を回して業務がブラックボックス化するよりは、アウトソーシングしてブラックボックス化を回避するほうが安心できる方も多いでしょう。

情シスをアウトソーシングするデメリット!選定は初心者泣かせ?

情シスのアウトソーシングには、次のようなメリットがあります。

社内にノウハウが蓄積されにくい

社内、つまりインハウスで業務を行えばノウハウが蓄積されます。ノウハウは

  • 社内でのデータ蓄積およびナレッジとしての活用
  • 新しいサービスの提供

といった面で役立ちます。

しかしIT業務をアウトソーシングしてしまうと、アウトソーシングした分に関してはノウハウ蓄積が難しくなるのがネックです。社内でもIT業務を円滑に回したいというのであれば、業者へアウトソーシング業務の遂行状況などを教えてもらう、といった対策が必要です。

適した業者選定が難しい

情シスアウトソーシングはいろいろな企業が請け負っています。そのため業務範囲も遂行の質もバラバラです。選定したことがない初心者は、どの点を確認してよい業者を探せばよいか分かりにくいでしょう。

まずは自社のアウトソーシングしたい業務を切り分けて、その業務範囲を代行してくれる業者を選定していきましょう。予算上限についてもあらかじめ設定した上で検討ができると安心です。

信頼できるIT保守ベンダーと上手に付き合うコツ

情シスアウトソーシングのコツ!上手く外注と付き合う方法とは?

ここからは情シスをアウトソーシングする際の、上手く外注と付き合う方法をポイントとして解説していきます。

対応範囲や依頼方法を明確にする

特に社内のIT業務に特化した情シスとしての対象範囲は

  • IT資産管理
  • サーバ構築・保守
  • PC管理
  • ネットワーク保守
  • ITヘルプデスク

といった各業務が発生します。もちろん上記以外の業務が発生する場合もあるでしょう。このため

  • どの業務分野で特に負担が掛かっているのか棚卸し
  • セキュリティやプライバシー面で外部委託しても支障がないか検討
  • 定型的な業務であり外注することのメリットが高いか試算

といった点で必要な業務を選定、アウトソーシング依頼の下準備をしておくとよいでしょう。

またアウトソーシング依頼の方法は1つだけではありません。

  • 企画や保守・運用といった全IT業務を委託
  • インフラ運用のみを委託
  • ヘルプデスク周りのみを業務委託
  • エンジニア技能を持ったリソースの派遣

といった種類があるので、自社に合った依頼方法を取れる業者を探してみてください。

前述のアウトソーシングした場合のデメリットにも記載していますが、業務委託(アウトソーシング)する範囲が広いほど、社内にノウハウが蓄積されにくくなります。

対応範囲や依頼内容を決める際に、社内の担当者の作業を洗い出し、アウトソーシングすることを検討してみてはいかがでしょうか。作業ベースのタスクであれば、社内IT担当者が対応しなくてはいけない理由もないですし、基本は繰り返しの作業だと思われますので、外部委託したとしてもノウハウが蓄積されないようなことにはなりません。

また、まずはベンダーの業務レベルや対応状況などを確認することもできるので、さらに他の業務を依頼する前にある程度は信頼できるベンダーかの判断もできるかと思います。

社内IT担当者は、IT企画や対策などの判断をすること、進捗を管理することのような司令塔として機能し、各種作業は外部ベンダーに業務委託するような体制がとれれば社内にもノウハウは蓄積されますし、外部ベンダーに依存することがなく、円滑に情シス業務をすすめることができるようになるでしょう。

例えば、新入社員の入社時期はPCキッティング作業が増えたり、年度末はPCの使用率があがりヘルプデスクへの問い合わせが急増するというような、定常的ではない作業はアウトソーシングすることでIT担当者への負荷が安定し、新たな企画などを立案するような時間もとれるようになるでしょう。

その上で、高度なIT活用などの相談ができるのであれば、徐々に依頼範囲を広げていけばいいのかと思います。

予算を決めておくこと

切り分けた業務範囲を適切に代行してくれる業者であれば、多少依頼費が高く付いても依頼したいと思うかもしれません。しかし予算を大きくオーバーしてしまうとコストメリットを得られなくなってしまいます。

このため切り分けた業務範囲を委託する際の予算上限を決めておき、あらかじめ予算分を確保しておくとコストメリットが得られやすくなるでしょう。ただし安さだけを求めるとクオリティが下がる可能性があるので、「よい業者だったら、この程度オーバーしても内容がちょうどよければ依頼しよう」といった判断の柔軟性も求められます。

対応実績を確認すること

企業実績が多い代行企業ほど、情シス関係のノウハウを豊富に蓄積しています。各企業のコーポレートサイトには

  • 契約企業数や問い合わせ数
  • 企業の依頼事例
  • トラブル解決の割合

といった実績が数値付きで紹介されています。こういった実績情報が選定の際にも役立ちます。

「うちはよいサービスを提供します!」といったあいまいなフレーズだけで信頼せずに、なぜ安心して任せられるのか根拠を提示してくれる企業にアウトソーシングできるとトラブルも減り、長い付き合いを維持できるでしょう。

まとめ

これまでの記事で、社内IT業務の情報システム部門をアウトソーシングは可能だとご理解いただけたかと思います。しかし重要なのは、自社のIT業務に適した信頼できる業者を選定することです。

安価なアウトソーシングサービスも増えていますが、依頼内容によってはオプションなどの費用が積み上がり、結局は高額になってしまうケースもあります。

社内に情シス担当者(IT業務担当者)が設置されている場合、テレワークの導入などにより急激に業務は増えてしまうケースが多いようです。

もし、経営者が把握していないまま、過度な負担が情シス担当者に発生している可能性もあり、最悪の場合休職や退職につながるリスクがあります。
特に、単独1名の情シスのような体制で、担当者が属人化してしまっているようなことになっていると、担当者が急に不在となることでのリスクは計り知れません。

現在の情シス担当者の状況を把握し負荷が掛かっているようでしたら、まずは情シス業務をアウトソーシングすることを検討してはいかがでしょうか。社内の情報システムを常に安全に、最適な環境へするためにもアウトソーシングサービスは重要です。

IT保守業務をアウトソーシングしているサービスでは、初回に貴社環境の詳細を調査し、ドキュメントに残してくれますので、現在の社内IT環境をしっかりと把握することができます。
また、IT資産管理台帳まで作成してくれるサービスもありますので、社内の管理業務の土台は属人化せずにすむでしょう。

また、中小企業様に特化したIT保守サービス、情シス業務アウトソーシングサービスの「ITボランチ」でしたら、ご要望に応じ、リモートでの保守対応や、毎月決められた回数、ご訪問させていただき、社内のIT環境のヘルスチェックなどもして、作業内容はレポーティングし、貴社ご担当者様と情報を共有させていただきます。

そうすうることで、社内のIT環境が属人化せずに、みえる化された情報として、ノウハウと共に貴社に蓄積されます。
ITボランチでは定期的なIT保守サービスの提供だけではなく、PCのキッティングやサーバの構築、PCの運用管理、ネットワーク環境の構築、テレワーク導入に伴うIT環境の見直しなど、様々な社内のIT業務についてもスポットでご対応させていただくことも可能です。

多くの中小企業様のIT環境を日々保守しておりますので、お困り毎の傾向や、必要な施策などは常時最新の情報を把握しております。これまで培ってきた実績とノウハウを是非ご活用いただければと思います。

ITボランチへのご相談は無料でご対応しております。ご連絡いただければ即日、もしくは2営業日以内にご返信させていただきますので、早急な対応が必要な場合もまずはご相談いただければと思います。

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