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情シスの仕事内容とは?役割や重要性も解説。ひとり情シスのリスクとその対策!

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情シスが抱える仕事内容とは

コロナに対する自粛ムードは段階的に解除され、政府の掲げる“経済を回しながら基本的な感染対策の実施”を守りながら、在宅とオフィスを併用する、ハイブリッドワークを進めている企業が非常に増えてきました。

テレワーク開始時には、PC環境を含めて整備を進めたが想定以上に制限事項が多く、結果として出社比率が高くなる、またはテレワークを諦めた企業も一定数います。

2021年9月に行われた、中小企業(従業員100人未満)を対象の調査結果では、テレワーク導入実施率は26.8%、前回実施したと比べて9.2ポイント低下してしていることが分かります。

テレワーク導入状況調査

参考:デル・テクノロジーズ「テレワーク導入状況調査」

特に中小企業の間でテレワークが結果として進まなかったは、情報システム部門の体制が少ないことにより、withコロナ社会の変化のスピードに対応ができていないと想定されます。

中小企業の中には、情報システム部門の担当者がそもそもいなかったり、1人で切り盛りしている体制の企業も多数存在しています。

新型コロナウイルス以降、明らかに社会は変化しています。withコロナ、DX推進、AI活用など。その変化のスピードは非常に速く、求められる対応の規模も大きくなりつつある一方、情報システム部門が脆弱な体制の中小企業が対応するのは限界に来ているのかもしれません。

そこで、情報システム部門(情シス)の業務について改めて振り返ると共に、情シスの抱える課題は何か、そして、その対応の方向性について確認していきます。

情シスとは

情シス(情報システム部門)の仕事内容とは

情シスとは情報システム部門のことで、企業によって様々な呼び方があるようです。情報システム部、管理部門内のシステム課、システム管理部、IT部門、IT推進部、デジタル推進部など。

比べるとすると、例えば、経理部は企業によって呼び方に差はありません。期待されている業務・成果の理解に差が無いからです。

一方、情シスについては、企業によって名称が異なる、つまり情シスに期待していることには、企業ごとに差があるという現れなのだと理解できます。

管理部門内のシステム課という名称の場合、社内で利用する基幹システムやPCなど、完全に社内サポートを担う部署であることを想定されますし、一方で、IT部門と掲げている企業では、システム開発や保守に関わらず、ITに関連する業務を広く推進、サポートする部門となることを期待されていることがわかります。

情シスの重要性

名称の差はあっても、情シスの重要性は高いと言えます。

今やITは仕事を行う上で、欠かせないものとなっています。先のリモートワークを行う場合には、ノートパソコンやインターネット回線、VPNなどが必須でしょうし、固定電話の代わりに、スマホでテザリングをしながら、ノートパソコンを使って社内システムにVPNアクセスすることも多いでしょう。

この様な仕組みを情シスが用意できなければ、企業のビジネス活動が止まってしまいます。

システムがしっかりと動くよう管理することは、会社のビジネスを支えることになり、社員が仕事に安心して取り組める環境づくり、つまり“守り”のために必要不可欠なのです。

一方で、企業のビジネスそのものを構築する上で、情シスが不可欠になることもあるでしょう。

例えば、アパレル企業では緊急事態宣言期間中に店舗クローズを余儀なくされましたが、ECサイトをタイムリーに立ち上げ、チャットによるサポートを取り入れたことによって、業績の低下を最小限に抑えることができた事例もあります。

ECサイトを立ち上げるビジネス部門の知識、ネットワークだけでは、その実現は困難です。ECサイトのシステム構築、UI/UXデザイン、そしてセキュリティ対策など、情シスの知識とネットワークが不可欠だからです。

このように、ビジネスそのものを構成するシステムとなる、“攻め”のシステムを構築するためにも、情シスの重要性は非常に高いと言えます。

情シスの仕事内容

情シスの仕事の基本は、社内システムの開発・管理を行い、社内業務がスムーズに進むよう管理・サポートすることです。その基本的な考え方に基づき、仕事の内容は概ね以下に分類されています。

社内IT業務の管理・運用

パソコン、メール、社内システムなどの社内インフラを整える業務のことです。

テレワークが要望されてからは、クラウドサービスを活用した在宅勤務に対応するための環境づくりが最重要になってきていることでしょう。マイクロソフトTeamsやZoomなどリモートでの業務が当たり前になってきている現在、この業務比率も高くなってきました。

社内システムの開発・運用・保守

自社の基幹システムを中心として、そのシステム開発を行います。担当者にプログラミング技術があれば自作することもありますが、ほとんどの情シス担当者にはそこまでのスキルはありません。

そのため、パッケージソフトやSaaSを活用したり、外部委託して情シスが外注業者との橋渡しの役割を担うスキームが一般的になってきました。開発リリースされた自社のシステムは、ユーザ管理・バージョンアップなどの運用変更管理を行ったり、正しく利用できているのか障害が発生していないか確認する保守作業も重要な業務となります。

ヘルプデスク・障害対応

PCやインターネットに疎い社員に対して、情シスがIT業務の対応で困っている社員のサポートをします。
基本的な使い方はもちろんのこと、トラブル対応も情シスの大切な仕事です。

社員がシステムを使ってスムーズに業務を遂行できるよう支える重要な役割です。

セキュリティ対策

企業は常にコンピューターウイルスやハッキングの脅威に晒されています。企業のホームページはもとより、ECサイトを運営している企業の場合、お客様の個人情報やカード情報が漏洩された場合の損失は計り知れません。そこで、情シスは企業をサイバー犯罪のリスクから守る役割も果たします。

また、社員に提供しているPCから情報漏洩が発生してしまうリスクもあります。PCやWebサイトへのアクセスに対するセキュリティポリシーを決めて、その対策を行うことも求められます。

IT戦略の策定

経営者は経営戦略や方向性を考えていきます。
一方で、情シスはITの観点からどう実現させるかを考えるポジションです。ビジネス側と情シスの情報共有がしっかりされていないと、技術的な可能性と限界を理解せずにIT戦略が作られてしまい、結果的にビジネスの競争力を低下させてしまいます。
できること・できないことをしっかりと見極め、社内環境や業務環境の改善に繋げることが大切です。

ここで、情シスの実際を理解するためにアンケート結果を見てみます。

“株式会社インターネットイニシアティブが行った全国情報システム実際調査2021“ によると、「システム運⽤・監視」「新規システム導⼊検討・検討⽀援」に時間を費やしていることがわかります。

つまり、先の情シスの仕事のうち、社内システムの開発・運用・保守に多くの時間を割いていることがわかります。
一方で、IT戦略の策定を業務としている情シスは半分以下となっていることから、DX・デジタルトランスフォーメーションに代表されるような、事業の為のシステム化をどうするのかについては、情シスのスコープになっていない企業が多い実態が明確になりました。

DX・デジタルトランスフォーメーションを推進する上では、IT戦略の策定が必須となりますが、情シスの専門スキル・知見を事業拡大に生かすことが、経営者の手腕になりそうです。

全国情シス実態調査2021

参考:全国情シス実態調査2021(株式会社インターネットイニシアティブ)

情シスの業務内容は概ね理解できました。次に、情シスの組織形態について確認していきます。

企業によって情シスのタイプは異なる

企業によって違う情シスの役割とは

情シスの名称は、先の通り様々でした。特に、中小企業の場合には、その規模に応じて組織形態に差があり、以下の4つの組織形態に分類されることが多いようです。

一人で担当する(ひとり情シス)

先の通り、情シスは必要不可欠な存在ですが、経営者の考え方や採用条件などから人材不足の課題を抱えている企業も多く、一人の担当者が情報システム全般の業務を担うことも珍しくありません。いわゆる“ひとり情シス”状態です。
社員が100人以下の企業では、この傾向があるようですが、企業規模が拡大していっても、システムエンジニアの採用が進まず、結果的に、ひとり情シスの担当者が孤軍奮闘するという事態になってしまいます。

他の仕事と兼任する(兼務情シス)

情シス部門を作らずに、総務・経理などの他の部署が情報システムを兼任している企業も存在します。この場合、システムベンダーやPCなどのIT機器会社と社内とつなぐ窓口としての役割を担うことが多いです。

システムエンジニアを採用できない人手不足に陥っている中小企業では、やむを得ず他の仕事と兼務させている場合もあります。このようなケースでは、スキル不足と業務量が過多にならないように、経営者が理解の上、対策を求められることでしょう。

複数の人員がいる(情シス部門)

大企業はもとより中小企業でも、複数人で情報システム部門を形成している組織の場合、システム開発担当、PCインフラ担当、ITサポート担当というように、業務内容に応じて専任者がアサインされます。

あらかじめ担当を決めて業務を行うケースが多いため、トラブルが起きたときもきめ細やかな対応ができます。一人の担当者で対応できない仕事も、複数人でカバーすることが可能です。複数人員がいる場合、情シス部門としての責任者も存在します。

情シス業務を委託する(アウトソーシング)

システムエンジニアを採用せずに、外部のITベンダーに業務を委託する企業も増えてきました。最近は情報システム業務自体を代行するサービスや会社も登場しており、人材不足に悩む企業などに利用されています。

どこまでシステム関連の業務を委託するかは各社の事情によって異なります。情報システムの業務を丸ごと委託するアウトソーシングを決断している企業もあれば、システムの運用保守のみ、社員からのヘルプデスク業務のみ等、部分的な情シス業務を委託する、業務範囲を絞っているケースもあります。

または、業務委託契約に基づき、ITベンダーの担当者が常駐したり定期訪問したりするなど、サービスも委託先によって異なります。

情シス部門は、どの程度の人数が配置されているのか統計的に見てましょう。全国情シス実態調査によると、100人未満の中小企業では、先の定義の中で“ひとり情シス”“兼務情シス”と思われる状況が見受けられます。

また、どの⼈数規模でも「正社員」が「正社員以外」より多い傾向があります

全国情シス実態調査2021

参考:全国情シス実態調査2021(株式会社インターネットイニシアティブ)

情シスは多くの課題を抱えている

中小企業を中心として、情シスの人数は少ないことがアンケート調査でも明確になりましたが、前述の情シスが対応すべき業務については、企業規模の差に関わらず、共通して必要となっています。業務負荷と体制の間にギャップが生まれてしまいます。

そのため、抱える課題については業務負担と人員不足を中心として以下の様なことが想定されます。

人材不足、スキル不足

“ひとり情シス“の企業は、業務負荷に対して明らかに人員不足です。保有スキルも限定的でしょう。

業務負荷がかかりやすい

情シス担当者がITに関わるあらゆる知識・経験をもったスーパーマンであった場合でもひとりで全業務をこなすことは困難です。できることが当たり前という前提から、新しい業務がひとりに集中し、業務負担が解消されません。

キャリアパスが描きづらい

情シス担当者がキャリアをアップさせようとしても、ポジションが用意されていないことが多いようです。

大企業では、情シスが部門として確立しており、CIOが企業経営の中核を担う重要なポジションとして確立されていますが、中小企業では、そうしたポジションが存在しないことで、情シス担当がキャリアップを自社で考えにくく、結果的に外部企業やITベンダーに転職されてしまうリスクがあります。

コスト部門として見られがち

情シスは管理部門に所属していることから、コストセンターとして見られることが多いようです。

その為、少ない人数での運営を推進しているにも関わらず、コスト削減や効率化を指示されることがあります。
先の情シス調査2021でのアンケート調査でも、人材に関する課題が上位を占めていした。

人材・人員が足りないために、スキルが個人に依存し、“属人化している”“スキルが足りない” という課題に繋がっていると理解できます。

情シス部門の課題

参考:全国情シス実態調査2021(株式会社インターネットイニシアティブ)

一方で、強化すべきポイントには、「セキュリティ強化」「情シス内の人材育成」「中長期のIT戦略立案」が挙がっています。人材に課題を感じているが、強化したい情シスの方向性は、IT戦略・セキュリティ・人材育成にあります。つまり、経営者の希望と実態に大きなギャップが存在していることが明白です。このままでは、“ひとり情シス“の企業を中心として、システムの崩壊リスクが高まります。

参考:全国情シス実態調査2021(株式会社インターネットイニシアティブ)

ここで、情シスの役割に関する今後の方向性が示唆されています。

経営者は、IT戦略やシステムの人材育成に力を入れたいが、実態としては、現行システムの運用保守、またはその入れ替えの検討に大半の時間、最近では、リモートワークに対する対応など。
大きなギャップがあります。

そのギャップを埋めるための対策の1つが、“アウトソーシング”の活用です。自社の情シス部門には、自社のIT戦略や人材育成など、自社にしか出来ないことに傾注してもらい事業の強化を支援してもらう。

その為に、日常的に行っている現行システムの運用保守や、ヘルプデスクなど定型的な業務は外部のベンダーにアウトソーシングしてしまう、ということです。

アウトソース可能な情シス業務とは

アウトソースできる情シスの仕事内容とは

アウトソーシングを活用していくにあたっては、まず、自社のシステム関連業務を可視化し、効率化ポイントを明確にする必要があります。定型化可能な業務をアウトソーシングする、情シス担当者が不得手な業務をアウトソーシングするなどの考え方があるでしょう。

例えば、以下の情シス業務については、定型化が可能でアウトソーシング対象になりやすい対象です。

社内ヘルプデスク

社内システムのマニュアルやFAQを用意することで、日々発生する社員からのサポート依頼をITベンダーに委託することができるようになります。情シス担当者は、ITベンダーからのエスカレーションや報告を受けることになります。

システム監視・障害・保守対応

システムを稼働させているサーバやアプリケーションの稼働監視、障害発生時の対応についても定型化が可能で、ITベンダーに委託することが可能でしょう。

定型化がむずかしいエスカレーションについて、情シス担当者が判断することになります。

PCライフサイクル管理

社内で利用するPC,リモートワーク用のPCの設定作業も、定型化可能ですので、PCベンダーに委託することが非常に増えています。また、PCをどの社員に渡しているのか、どんなスペックのPCで、どんなソフトウェアをインストールされているのか、IT資産管理も併せて委託することでPCのライフサイクル管理をアウトソーシング可能です。

ネットワーク、インフラ保守

システムを使う上で、ネットワークは必須です。ですが、自社の情シス担当者が作業することは少なく、ネットワークの敷設、ネットワーク機器の保守なども、ITベンダーにアウトソーシングすべき業務です。

情シスの作業をアウトソース活用するメリット

業務単位でアウトソーシングすることが可能となることは理解できましたので、自社の情シスの組織形態に応じて、先にご紹介したような課題を解消できるアウトソーシング範囲を見極めることが重要となります。アウトソーシングの効果を最適化することにより、以下のようなメリットを期待できます。

人材(リソース)の最適化及びコスト削減

先ずは、前述の課題に挙がっていた人材不足の解消です。定型的な業務をアウトソースすることで、情シスはビジネスを視点する“攻めのIT”に注力することができます。

サービスレベルの向上

“餅屋は餅屋“という言葉の通り、アウトソーシング先のベンダーはその業務の専門家ですから、自社で運営する場合に比べてサービスレベルはアップします。例えば、システムの監視・保守を24時間365日で自社で体制構築するのは困難ですが、ITベンダーは既にその体制を保有しているので安価に高いサービスレベルを期待できます。

属人化することの阻止

前述の課題の中で、人材が少ないことによる属人化が挙げられていましたが、アウトソーシングを行うことで、委託先でのナレッジが継承され、業務継続が可能となります。

まとめ

情シスが担う役割や仕事内容についてご理解いただけたかと思います。

いまや、企業規模に関わらず、ITは業務上欠かすことのできないものとなっています。リモートワークが必須となったwithコロナの時代では、ITの変化がさらに進み、その傾向は加速して強まっていくことは間違いないでしょう。

従業員100人以下の中小企業では、“ひとり情シス”または、“兼務情シス“を組織形態にしている現状もアンケート調査から明確になりました。そのため、人材不足・属人化・ノウハウ不足などの課題から、ビジネス運営を妨げるリスクになってしまいます。

重要なことは、経営者がITに対して苦手意識を持たずに参画されることが、情シス担当者にとっても救いになるとともに、事業を円滑にすすめるために最低限必要なことではないでしょうか。

情シスにIT関連業務を全て丸投げしてしまうのではなく、負荷がかかっている作業などはアウトソースすることで情シスの業務負荷を軽減することができます。

総務省のレポートによると、2030年までに最大79万人のIT人材が不足するといわれています。
事業を拡大し、従業員数も増えた状況になったときに、情シスの増員が必要となってとしても、適切な人材を採用できる可能性は低いと思われます。

そのような事態にならないよう、情シス組織については、経営者も参画した上で計画をたてておきましょう。

情報収集、情シスの属人化の対策をするためにも、専門家であるITコンサルティング会社やIT保守サービス会社を活用するのがおすすめです。コストやリソースを最適化するために、外部ベンダーのアウトソーシングを活用し、効率的な情シス運用を目指してください。

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