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ファイルサーバをクラウド化するとコストは下がるのか?

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ファイルサーバのクラウド化とは

新型コロナウイルスの感染拡大による緊急事態宣言は未だに継続されており、現在も終息の目途は立っていません。私たちの生活にも大きく影響をもたらしており、生活スタイルも大きく変化してきています。

ITに関連する変化といえば、デリバリーサービスの急拡大、ECサイトの利用拡大、リモートワークの導入、Web会議ツールの利用者急増などが考えられます。
コロナ禍以前からリモートワークについてはごく一部企業が導入しており働き方の1つとして考えられていましたが、大半の企業は導入に前向きではなく、導入企業が増えていく様子はみられませんでした。
しかし、コロナ禍による非常事態宣言の施行により状況は一変しました。国からの強い要請が出たこともあり、大手企業が一斉にリモートワークを導入し始めました。その状況を鑑みて中小企業でも導入する流れが増加し一気に加速しました。

リモートワークによるIT環境の変化

現在も多くの企業がリモートワークを導入していますが、一気に導入が加速したことによる弊害なのか、最近は変化がでてきているようです。
「オフィス回帰」という言葉を耳にしたことはないでしょうか。当初は会社側も従業員も双方にとってメリットがあるとリモートワーク導入が加速していましたが、1年半以上も続いているコロナ禍によるリモートワークは自宅で働いている人の身体だけではなく精神にも影響をおよぼしているようです。
テレワーク疲れという言葉もあるように、この環境にストレスを感じうつ病になってしまったり、体調を崩してしまったりする人が増えているようです。自宅という安心できる場所ではありますが、対面でコミュニケーションがとれないことはストレスになる人も多いようです。

そういったこともあり、コミュニケーションの重要性を再考している企業も増えていたり、リモートでも対面と変わらないようなコミュニケーションを実現しようと様々なベンダーが新たなサービスを提供しています。

リモートワークは社内のIT環境にも影響を及ぼしています。これまでは会社という拠点のネットワーク環境を利用しインターネットやメールを活用していましたが、働く場所が自宅になったことによりネット回線はモバイルルーターを会社が提供したり、自宅のネット回線を利用したりする外部からの接続が主となりました。

大手企業では、セキュリティの問題もあり、インターネットに接続する際に会社の環境を通してから接続しないといけないような環境をつくったりしているようですが、いずれも外部のインターネット回線の考慮もしなくてはならない状況になっています。
また、これまではデスクトップPCを会社で使用していた方も自宅で仕事するということで会社からノートパソコンが支給され、管理しなくてはならない機器がふえたことによる資産管理などの作業が一気に増加したというような話もよく耳にします。
ましてや半導体不足の影響によりPCの納入も大幅に遅れることが予想され、多くの企業に影響が出ています。

各種データを取り巻く環境の変化

各種データの取扱についても環境は一変しました。自宅から自社のファイルサーバへのアクセスについては、インターネット環境の整備されている企業では、VPN(Virtual Private Network)を介してファイルのやり取りをしているでしょう。VPN経由でのファイルサーバへのアクセスとすることで、社内でファイルサーバへアクセスする場合に比べても遜色の無い、セキュリティレベルが維持できるからです。

しかしながら、ファイルを開いたり、ダウンロードしたりする時間については、社内で作業していたときと比べて圧倒的に遅いと感じていないでしょうか。ファイルサイズの大きいファイルなどであれば、尚更遅いと感じてしまうでしょう。
VPNは、データを暗号化して情報のやり取りを行うセキュリティ性の高い回線のため、その分通信量が増え速度が遅くなる時があります。また、ファイルサーバの空き容量が少ない場合、その少ないスペースでのファイルの書き込み・削除が行われることで、ファイルの断片化が進みファイルを開くスピードが遅くなってしまうこともあります。

このような背景から、社内に設置されていたファイルサーバのクラウド化を検討する企業が増えています。リモートから、ファイルサーバへのアクセスが増え、サーバの保守・管理をする担当者もリモートとなり、社内にサーバを置くことにメリットがなくなっていると感じている企業が多いからなのでしょう。
また、クラウドサービスを利用したほうがハードウェア費用もかからず、コストも軽減できるのではと安易に考えてしまっている企業が増えてしまっていることも要因の1つだと考えられます。
では、実際にファイルサーバをクラウド化するとコストはさがるのでしょうか?具体的なメリット・デメリットを整理した上で、ファイルサーバのクラウド化は検討したほうがいいのかを解説いたします。

リモートワークの現状とは

ファイルサーバとは

まず、ネットワーク(内部・外部)上でファイルを共有するために設置されるサーバのことを、ファイルサーバといいます。利用者が管理しているファイルをネットワーク上のほかのコンピューターと共有することで、外部から閲覧したり書き込んだりできます。
ファイル共有のプロトコルには、代表的なNFS(ネットワークファイルシステム)が使用されることが多く、さまざまなOSから利用できるファイルサーバを構築できます。ファイルサーバの代表的な種類を紹介します。

・NAS
中小企業で一番採用されているのがNASを活用したファイルサーバです。ファイルサーバ機能に特化した、NAS(ネットワークアタッチトストレージ)と呼ばれる機器になります。ただし厳密に言えばファイルサーバではありません。
ファイルの共有ができるという点が類似しているものの、外付けのハードディスクとしての位置付けが強く、機能はファイルサーバーと比べると機能の柔軟性や拡張性に欠けていますが、コストは非常に安価に実現できるのと、ファイルサーバとして利用することを前提としている機器も多く、権限設定なども細かくできたりと、使い勝手がいいので採用されているようです。

・NFS(ネットワークファイルシステム)
ファイルを共有するためのストレージを持ったコンピューターのことを言います。Windows、UNIX系システムそしてMac OSでも利用が可能です。NFSが有効活用できるのは、複数のサーバーで同じファイルにアクセスしたい時などです。

・Server Message Block
Server Message Block (SMB) は、主にWindowsで利用されているファイル共有のプロトコルです。
クライアント用OSのWindows 8.1, 10、サーバ用OSのWindows Server 2016, 2016 R2, 2019に標準搭載されています。

・Samba
Windows以外のOSでWindowsネットワークの機能を利用できるようにするソフトウェアです。主にはUNIX系で動作するコンピュータをWindowsネットワーク上のサーバやクライアントとして利用するために用いられます。
Windowsのファイルサーバーを導入した場合はライセンスなどの費用が発生しますが、Sambaであれば安価にファイルサーバーの機能が利用できます。

・FTPサーバ
Webサーバに接続されたサーバ上で、Webページ用のファイル(画像やHTMLなど)をクライアントからWebページへアップロードしたり、反対にWebページからクライアントがダウンロードしたりする時に利用されます。

・パソコン
パソコンのハードディスクを活用し、ファイルサーバの代替として利用しているケースもあります。空いているパソコンがあれば、HDDを増強するだけで利用する手軽さと安価なコストが魅力なのですが、権限設定が難しかったり、セキュリティを別途考慮しなくてはいけなかったりと考慮しなくては行けない点も多く、ファイルサーバとして利用することを想定していない機器で運用することのリスクははかりしれません。

ファイルサーバを導入する目的とは

ファイルサーバを導入する目的は、利便性の向上と運用面での強化及び、リスクの回避が多いようです。
社内外に対して、必要なファイルをネットワーク経由で公開、共有することで、共同作業化にも役立ちます。

営業資料や提案書を各個人のパソコンのローカルディスクディスクに保存していると、容量不足になったり、セキュリティ面での不安もあります。ファイルサーバにそうした資料を保存しておくことで、データ・ファイル資産の一元管理を実現することができ分散化がふせげます。

そして、ファイルサーバはバックアップ手段も用意されていることが多く、運用管理の負担が減ります。
バックアップが容易にできることで、データ信頼性の確保につながります。

社内ファイルサーバの課題とは?

そうした利便性の向上を目的としたファイルサーバも、課題があります。

・サーバを管理できる人を設置しなくてはならない
ファイルサーバを管理できるスキルを持っている人材をアサインしなければなりません。セキュリティ対策を施し、障害が発生した場合には迅速に解決(リカバリ)に当たる必要があります。

・災害時や、ビルの停電など、対策が必要になる
どうしても手動(マニュアル)で対応しなくてはいけない作業が残ってしまいます。
社内ファイルサーバを設置している場所の多くは1年に1度は法定停電があると思います。サーバの停止と翌日の再開稼働確認などの作業が発生します。

・サーバなどのハードウェアは一定期間で入れ替えが必要
フィアルサーバも数年経過すればメーカーのサポート期間が終了することもあり、リプレイスなどの対応が必要になります。
新しいハードウエアの購入と移行作業を定期的に行う必要があります。

・サーバの増設など、運用を止める場合がある
社員の増加、業務の拡大などによってはファイルサーバの容量が不足する可能性があります。ファイルサーバのディスク増設が必要となりますが、その際にはサーバを一次的に止めなければなりません。利用者への事前告知なども必要となります。

・サーバの設置スペースが必要
社内のサーバールームやデータセンターでの設置スペースが必要です。安定稼働のためには、バックアップシステムや無停電装置などの用意も必要不可欠です。

これら社内設置のファイルサーバの課題について、対応を軽減したいという観点からファイルサーバのクラウド化を検討する企業が増えています。

ファイルサーバをクラウド化するメリット

ファイルサーバをクラウド化することによって、サーバの保守・メンテナンスの側面や、サーバの利用者の観点から見ても多くのメリットを享受できます。

管理業務を軽減できる

・ハードウェアの管理や保守が必要なくなる
ファイルサーバのクラウド化によって、サーバー機器自体を管理する必要がなくなり、システム管理業務が楽になるメリットがあります。

・設置スペース、機器コストが不要
ファイルサーバーをクラウド化することで、サーバーやハードウェアを保有する必要なくなり、機器購入費に加えて、設置スペースも必要なくなり、ファイルサーバ維持のためのランニング費用は削減できます。

・セキュリティレベルの向上が図れる
クラウド化されたファイルサーバは、各認証機関から承認を得て運営されているデータセンターにて運用されています。安全な環境で利用できるのもメリットでしょう。ウィルスチェックが標準搭載されているサービスもあり、データのやりとりを安心して行うことができます。

運用面でのメリット

・ハードウェアの追加は必要なく、ストレージの増設なども容易
クラウド化したサーバーなら、オプションサービスを利用して数日で容量を追加できます。AWSやGCPを活用したファイルサーバであれば、即時にストレージ容量を増やすくことも可能です。拡張性が高く、容易な操作で対応できるということもクラウド化のメリットです。

・サーバが停止してしまうことがほぼ無い/バックアップが容易に対応できる
クラウドサービス提供ベンダーが可用性の高い強固なシステムを用意しています。サー場が停止することもほとんどありません。また、保存されているファイルのバックアップについても提供ベンダーが実施していたり、容易な操作でバックアップの設定が可能になっていますので、可用性の高いファイルサーバを利用できます。

更に、冒頭でご紹介したテレワークという観点では、VPNを介した社内ネットワークへのアクセスが不要になるため、外部のネットワーク環境に依存します。自宅までのネット回線が極端に遅いということがなければ、利用者のファイルアクセス・ダウンロード時間が大幅に早くなり、業務効率の向上が期待できます。

ファイルサーバのクラウド化

ファイルサーバをクラウド化するデメリット

ファイルサーバーをクラウド化することで得られるのは、メリットだけではなく、デメリットも発生します。

・インターネットネット回線への依存
自宅内のLAN回線が遅い、自宅からファイルサーバまでのインターネット回線が遅い場合、そもそもクラウドサービスを利用できない場合があります。クラウドサービスはインターネット回線に接続しないと利用できない点が最大のデメリットとなります。

・外部環境のためのセキュリティ対策が必要
ファイルサーバ上にあるドキュメントについては機密性の高いデータも存在することでしょう。クラウドサービスベンダーにてセキュリティ対策は施されているものの、サーバとして外部から接続できる可能性ある環境ですから、機密性の高いデータも保存されている場合も含め、これまでと違ったセキュリティ対策が必要になります。

・社内サーバよりもコストがかかる場合がある
社内にファイルサーバを設置する場合には、ファイルサーバの購入費用(減価償却)などの初期費用がかかりますが、ファイルサーバのクラウドサービスを利用する場合には、月額の利用料が利用期間中発生します。
利用するストレージの容量や、減価償却の残存期間によっては、月額の利用料の累計金額が上回る可能性もあります。
将来的にみると総合的なコストはクラウドサービスにしたとしても下がるとは言えません。

クラウドファイルサーバの代表的なサービス

クラウドファイルサーバのサービスの中で、代表的なサービスについて提供機能をご紹介します。

クラウドストレージ

クラウドストレージとは、データを格納するためインターネット上に設置されたスペースです。パソコン内のストレージや社内のファイルサーバーを利用しなくても、大事なデータの保存が可能です。Dropbox, OneDrive, Googleドライブといったサービスが代表的なサービスです。
ファイルサーバではありませんが、代替として選択される企業が増えています。

【メリット】
最大のメリットは、外出先でもパソコンやスマホから直ぐに該当の資料を確認できる点です。クラウドストレージ上でファイルの編集も可能です。
【デメリット】
クラウドストレージはユーザ数による課金になっていることが多い為、ランニング費用が高くなります。

クラウドサービス

パブリッククラウド大手の「AWS(Amazon Web Service)」、「Microsoft Azure」、「GCP(Google Cloud Platform)」が提供するファイルストレージサービスがあります。これら3大プロバイダーはいずれもNAS(ネットワーク接続ストレージ)サービスとNetAppストレージベースのハイパフォーマンスなファイルストレージを提供しています。
いずれも、ファイルデータの共有アクセス機能を提供するサービスとして、ファイルの作成・削除・変更・読み出し・書き込みが可能となるサービスに加えて、クラウド上に存在するファイルデータへのアクセス権を詳細に設定することができるようになっています。

【メリット】
大手IT企業のAmazon、Microsoft、googleが提供しているサービスだけあって、高い信頼性があります。また、ファイルサーバのクラウド以外の目的でも、既にいずれかのクラウドサービスを利用している場合には、管理面・費用面でのシナジーが出てくるかもしれません。

【デメリット】
クラウドストレージでのデメリットに加えて、ファイルサーバとしての運用方法に制限があります。ローカルのファイルサーバでは実現できていたことが、実現が難しい場合があります。
またストレージの容量によっては、ランニング費用が大きく上がってしまい、社内設置よりもコストがあがってしまいます。

クラウド化した場合のコスト(価格)は下がるのか?

よくファイルサーバをAWSやGCPに置き換えたらコストはどれくらい下がりますかというご質問をいただきます。
詳しくお話を聞く前に、お伝えしているのですが、間違いなくトータルコストは変わらないか上昇します。
社内に設置した場合は機器購入費用として大きな初期費用が必要となりますが、ランニングコストは抑えられます。
一方でクラウド化した場合は、初期費用はかかりませんが、ランニングコストが上昇します。
長く利用する前提であればストレージの1Gbあたりコストはクラウドストレージの方が高いため、容量が大きければクラウドの方が割高になります。

本来、クラウド化する最大のメリットはあらゆる面でのメンテナンス性の向上なのです。
運用管理、セキュリティ面、バックアップ、可用性など、どれをとっても社内設置のサーバだと全て担当者が考慮してなくてはなりませんが、クラウドサービスの多くは、機能として提供してくれているのです。

金額で測ることは難しいのですがこの部分を考慮すれば、トータルコストは大幅に削減できていると考えることができます。

まとめ:目的と活用方針が重要

ファイルサーバのクラウド化した場合のメリットやデメリット、誤解されやすい点などをご紹介してきました。

テレワークの拡大によって、社内のファイルサーバへVPN経由でアクセスするユーザが増えてきたこともあり、想定していなかった課題が露呈し、クラウドサービスへの移行を検討する企業が増えてきました。
まだまだ、長期化すると思われるコロナ禍ですが、テレワークの実施がこれからも継続することを前提とした場合、自社のファイルサーバをどの様に運用していくべきか、このタイミングで検討してみてはいかがでしょうか。

その際、クラウド化のメリットが享受できるような、利用目的や運用方法を検討し、総合的な価格メリットも加味した上で、総合的に判断することが大切です。
ファイルサーバを個人PCのローカルハードディスクの様に、自由に保存するストレージエリアとして利用したいのか、複数人が共用でアクセスし、共有する為のワークスペースとするのかなど、目的・活用方法を確定してください。
情報システム部門として専任担当者を設置できず、ITに詳しい人間が担当者として任されているようなことも多いでしょう。ファイルサーバに関わる管理業務が、本来の業務の足かせになるようであれば、クラウド化するための目的としては十分です。

クラウドサービスは毎月費用が発生しますので、長期的な視点では、社内ファイルサーバを購入よりもトータルコストは増える可能性が高いですが、クラウド化最大のメリットはメンテナンス性の向上であることは覚えておいてください。
ご紹介したような、基準を参考に多角的な検討を行い、全体を通して何がメリットかを導き出して下さい。

ITボランチでは、ファイルサーバのクラウド化など検討中またはこれから検討したいというようなご要望もご相談いただけます。
御社の業務や稼働環境なども考慮し、最適なIT環境をご提案させていただきます。
多くのクライアントは中小企業様ですので、リモートワーク導入、ファイルサーバのクラウド化など多くの実績、ノウハウを持っていますので、ご相談の段階から最新の情報を踏まえてのご提案を可能としています。

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