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注目のITアウトソーシングとは?メリットや活用時のポイントなど解説

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ITアウトソーシングとは

中小企業のITに関する業務でこのようなお悩みがありませんか?

  • 自社にITに精通している専門家がいない
  • IT業務担当者だけではIT業務をまかなえない
  • 社内のIT業務が効率的なのか判断がつかない

もし該当するようなお悩みを抱えていたら、ITアウトソーシングを活用するのも有効な手段です。

ITに精通した専門家を外部リソースとして活用することで、内部の情シスやIT担当者が本来の業務に集中することができます。特に近年ではIT人材不足が深刻化しており、経験者の中途採用ができない中小企業も多く、この状況はより加速することが予測されています。情シスのエンジニアを採用しようとしても大きなコストや労力が必要となってきているのです。

採用コストをかけずにIT業務を代行してくれるということもあり、ITアウトソーシングサービスは拡大しているのです。業務委託する事で専門家を設置でき、常に最新テクノロジーの情報や知識を得ることができるので、IT活用に拍車がかかりビジネスを加速することも可能となるのです。

この記事ではITアウトソーシングとして業務代行の依頼ができる業務の種類や、メリットなどを解説していきます。ITアウトソーシングの活用が貴社のビジネス展開を加速するための1つの方法だと言えます。

中小企業の経営者の方、中小企業の情シス担当として業務を進めている方、急増する負荷にお悩みの人はご一読ください。

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ITアウトソーシング需要が拡大しているワケ

ITアウトソーシングの需要が拡大しているわけ

ここではITアウトソーシングの概要や、需要が増えている理由などを挙げていきます。

ITアウトソーシングとは

ITアウトソーシングとは、「ITに関する業務を外部業者へ代行してもらう委託形態」のことです。略して「ITO」と呼ばれることもあります。

現在の一般企業の業務では、ITがかかわっていない部分のほうが少なくなってきていますが、情シスとして、社SEなどの専門家を設置できている中小企業はごく一部です。

そういった背景から、ITアウトソーシングできる範囲も広く、さまざまなタイプのアウトソーシングサービスを提供する業者が急増しています。

ITサービスを上手に活用して業務効率化ができていないといった悩みがある場合は、ITアウトソーシングが解決の糸口として有力になってきます。

ただし委託できる範囲が広いため、クライアントとしては業務のどの部分を切り出して業者へ任せるのか、といった点をきちんと確認してから利用する必要があります。

ちなみにITアウトソーシングで取り扱われている代行業務というのは、長期的に依頼するのが前提のケースが多いです。というのもITアウトソーシングはスポット的に一次利用するだけでは効果を実感しにくく、ノウハウを業者からもらって自社を成長させるためにはナレッジを蓄積できるだけの長期間の依頼が必要となるからです。

しかし、信頼できない業者と契約してしまった、技術的な部分が不足している業者だったなど、依頼先を間違えたりすると新たに委託先の企業を探し直さなくてはなりませんが、現在の委託先に満足できていない状況だと新規業者への移管作業も順調にはいかない可能性が高いので、焦らずにじっくり業者選定することが重要になってきます。

需要が拡大している理由とは?

ITアウトソーシングが拡大しているのは、次のような理由があるからです。

  • 自社の体制ではITを利活用しにくい
  • コスト削減したい
  • メイン業務に集中して企業成長を促したい
  • 人材不足になっている

せっかく業務効率化をしようとしてITサービスを導入しても、上手に活用できている企業はそう多くありません。

  • 複数のITサービスやソリューションが乱立していて上手く切り替えて使えない
  • ITサービスのコンセプトをつかんでいないので効率よく操作ができない

といった原因で従業員がITサービスを使えないケースもあります。

こういった問題を、技術情報を多く蓄積している専門家であるITアウトソーシングが解決してくれます。

また固定費が経営に響いている企業も多く、そういった企業ではバックオフィス的なIT作業を外部委託することでコストを削減したいというニーズも増えています。そしてメイン業務に集中できる環境を構築して企業成長を促進させたいという思惑も働いているでしょう。

さらに慢性的な人材不足もITアウトソーシングが拡大している要因です。外部のリソースをITアウトソーシングで利用できるようにすることで、人材不足が解消されDXといったIT改革も進めやすくなります。

IT人材の採用コストは年々上昇しており、現在は中途採用できないほど難しくなっています。多くの採用コストをかけても、社内に専門的な知識を持った人材がいなければ、必要な人材かどうか判断が難しいことになってしまします。採用できたとしても、正しく評価できるかが曖昧なため、入社後は常に退職リスクに晒されることになります。

内製しようとすると、メリットもあるのですが、上記のようなリスクも考慮しなくてはならず、中小企業が内製化することは現実的ではないと言えるでしょう。

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ITアウトソーシングの種類とは?

ITアウトソーシングには、委託範囲に応じたさまざまな契約タイプがあります。

ちなみに以下のような特徴のある業務は、ITアウトソーシングすると効果的です。

  • エンジニアといった業種の技能がないと対応が難しい
  • ある程度の量が決まって発生する
  • 定型的で頻繁な変更が発生しない
  • 急に人員確保が必要になった

これから解説する依頼タイプも確認しながら委託方法を模索してみてください。

情シス業務の代行

情シスが行う業務の中でも

  • IT資産管理(PC・スマートフォン等の社内端末の管理)
  • 社内ヘルプデスクへの対応(社内問い合わせ対応)
  • キッティング(パソコンのセットアップや廃棄処理)

といった業務を代行してもらう方式です。

情シスでは上記の対応が負担になっているケースが多く、代行(アウトソーシング)によるメリットが大きく受けられるようになっています。ただしヘルプデスクでトラブルが起きた際の責任をどうするのか、といった内容については業者と話しながら調整を行っていく必要はあります。

システム運用保守

社内システムの利活用を外部業者へ委託する方式です。Webサイト制作といった分野では、システム運用保守がよく使われる傾向にあります。

  • セキュリティ
  • 運用効率化
  • トラブルへの対応

といったシステムに関する対応をすべて外部業者へ任せられるため、システムが無駄にならない点がメリットです。また、社内で24時間365日稼働していないといけないシステムが合った場合、社内で人員を確保しようとすると甚大なコストが発生します。アウトシーシングすることができれば、その保守業務にかかるコストは大幅に軽減できるでしょう。

ハウジング

サーバーやその他設備を自社で用意して、外部業者の拠点へ置いて保守・管理を行う方式です。

災害時にも安心して継続運用できる拠点を業者は備えているので、企業としてはBCPを確保して災害時にも対応できるといった点がメリットです。ただし業務効率化を考えると、あくまで保守・管理は自社で行う必要があるため限定的になってしまいます。

ホスティング

外部業者のサーバーやインターネット回線などのITリソースを借りて、外部業者で管理してもらう形式です。

ハウジングと比較してサーバー管理等もすべて外部業者へ任せられるので、面倒が少ないのが特徴です。クラウドサービスにおいて、外部のクラウドサーバーを借りて自社ではメールといったサービスだけを使うタイプがホスティングに近い方式だと言えるでしょう。

フルアウトソーシング

自社内のIT業務を基本的にすべて委託する方法です。上記で説明したような業務を一括で請け負ってもらうことによって、自社では最大限のコスト削減や業務効率化に関する効果を受けられます。

ただしその分料金も高額になるので、任せないほうがよい業務がないかも確認して依頼を検討すると安心です。

ITアウトソーシングのメリット・デメリット

IT業務代行のメリット・デメリットとは

ITアウトソーシングには次のようなメリット・デメリットがあります。

ITアウトソーシングのメリット

ITアウトソーシングには次のようなメリットがあります。

  • 思い掛けない業務効率化が見込めることがある
  • IT利活用のトレンドへも対応可能
  • 全部自社でまかなうよりもコスト削減につながる
  • 自社では本来の業務に集中できる

ITアウトソーシングを請け負っている企業は、ITに関する技能をすでに持っています。ITに関して特化していない企業はITアウトソーシングによって外部業者特有のノウハウを利活用して、思い掛けない業務効率化を成功させることも可能です。

またIT利活用のトレンドに関しても、業者はいち早く情報を得られる立場にいるので素早く対応ができます。すぐトレンドが把握できるとは限らない自社とは違い、より迅速な対応によって対応の遅れによるミスを減らすことができるでしょう。

さらに全部自社で定型的な作業や本来の業務でない作業を行うのは非効率です。ITアウトソーシングによって無駄な人件費が削減されるとともに、自社では施策立案といった本来やるべき業務へ集中することができるので攻めの経営ができるようになります。

ITアウトソーシングのデメリット

ITアウトソーシングには次のようなデメリットもあります。

  • 契約コストにコスト削減効果が見合わないことがある
  • 社内ノウハウが蓄積されない
  • 委託先の体制が分かりづらい
  • セキュリティトラブルが起きるリスクもある

契約コストに対して、コスト削減効果が見合わないケースもあります。前準備や調整といった面でもコストがどれくらい掛かるのか、実際の委託で発生する継続料金といっしょに考える必要があるでしょう。

また外部委託した業務に関してはノウハウが社内へ蓄積されません。このため委託した業務に関する技術や知識が社内で身に付きにくいのはデメリットです。ノウハウを提供してもらいたい方は、その方法などをすり合わせておきましょう。

さらに委託先の体制が分かりづらいので、ブラックボックス化しないように業務内容のレポートを提出してもらうといった対策を行うとよいでしょう。セキュリティトラブルに関しては自社でも起こりますが、外部委託の場合アクセスしていてはいけない情報へ外部リソースがアクセスしてしまう、といったトラブルが別途起こるリスクがあります。

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ITアウトソーシングを検討する際の注意点

ITアウトソーシングを成功させるためには、以下の点に注意する必要があります。

コスト以外の点でも比較を行う

コストを下げたプランを作ることはいくらでもできますが、その中で業務品質やサポート範囲を調整するのは難しいです。悪質な業者が混じってしまうこともあるので、コストだけで業者を判断するのはいけません。

コスト以外でも

  • 利用者からのレビュー
  • 依頼実績
  • 業務委託可能範囲
  • オプション

といった点を確認することで、どのくらい経験や実力のある業者なのか、またどのくらい業務を任せられるのか、代行してくれるのかが分かりやすくなるでしょう。

最低でも数社程度は比較先を用意しておき、上記のような点を比較できると安心です。

責任範囲などのルールを明確化して契約する

外部委託ではトラブルが付き物です。あらかじめ起こる可能性のあるトラブルへ対応するためには、事前の取り決めが必要不可欠です。

  • どこまでの情報開示を行うか
  • どこまでのアクセス権限を許可するのか
  • 誰がインシデント発生時に責任をもって対応するのか
  • インシデント発生時の補償はどうなっているのか
  • 契約の確認タイミングや基準はどうするのか

といった点をチェックして書類へ落とし込んでおきましょう。

一度契約書類を作っておけば、契約情報の確認が楽になりますし担当者が変わったときもスムーズに対応が可能です。

長期依頼を前提に依頼を行う

ITアウトソーシングでは一部あるいはすべてのIT関連業務を委託します。どの業務も一時的に依頼するのが難しいタイプなので、依頼する際は長期で依頼することを念頭に置かないといけません。

このため細かい対応に関しても問題がないか確認して、パートナーとして関係が持てるのかチェックしておきましょう。また将来的な委託規模の拡大にも対応できるリソースが業者側にあるのか確認しておくことも重要です。一度依頼すると別の業者を見つけるのはなかなか難しいので注意しておいてください。

セキュリティレベルも調査する

残念ながら委託しても、

  • 情報漏洩
  • ハッキング

といったセキュリティリスクが0になることはありません。委託業者の管理がずさんだと簡単に自社の機密が漏洩してしまうリスクはあります。

このため委託業者がどのような取組をセキュリティジャンルで行っているのか確認することが重要です。またセキュリティに関する実績等も確認しておくと安心して依頼ができます。

まとめ

この記事では、ITアウトソーシングの基礎知識や導入のメリットなどを解説してきました。

ITアウトソーシングによって受けられる専門家からのノウハウを自社の教育へ活かすことで、自社IT業務担当者のレベル向上を図り盤石な体制を構築することも可能です。

ただしITアウトソーシングを最大限活用するためには、業務へ丸投げしてしまってはいけません。どこまでの業務をITアウトソーシングへ委託するべきか明確な線引きをすることが大切です。

また安価な費用を売りにしている業者も急増していますが、安いからといって利用してしまうと大きなリスクを抱えてしまう可能性もあります。自社にとって最適なITアウトソーシング先を見つけて生産性の向上、業務の効率化を図りましょう。

IT業務を代行してくれるITアウトソーシングは正しく活用することができれば、業務効率化を図ることができ、情シスの業務負荷も軽減できるサービスです。

とくにゼロ情シスのようにITに詳しい人が兼任しているような場合は、トラブルが起こるとビジネス自体に影響が出る可能性がありますので、専門家がサポートしてくれているだけでも大きく違いがでます。

ポイントを理解して、最適な手段としてITアウトソーシングを活用ください。

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