社内にはたくさんのPC（パソコン）が使用されていると思いますが、その管理は的確にできているでしょうか。
社内で使用するパソコンが増えれば増えるほど、セキュリティのリスクは高くなりますし、管理コストも相乗的に発生します。そのリスクや管理コストを少しでも軽減させるために、PC管理台帳は必ずといって必要になります。
今回は、なぜPC管理台帳が必要なのかを詳しく解説していきます。また、IT審査管理の重要性についても紹介します。
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Contents
PC管理台帳の作成とは
そもそもPC管理台帳がなんであるかを知りましょう。
社内では全員、場合によっては1人複数台のパソコンやタブレットなどの端末を使用していることでしょう。
そのパソコンの1台1台、どこから調達してきたものなのか、誰が使用しているものなのか、レンタルの場合はいつレンタル期限が来るのかなど、パソコンの数が増えてくると担当者の頭の中で把握しておくことは不可能です。
そこでパソコンの情報を可視化し、一元管理するために作成するのがPC管理台帳です。
パソコンにはたくさんの情報が入っており、企業の備品でありIT資産の一つです。
IT資産を管理するための一つとして、PC管理台帳の作成はとても重要なことなのです。
PC管理台帳作成の必要性
PC管理台帳はなくてはならないものとご紹介しましたが、そこにはしっかりとした理由やメリットがあります。
具体的になぜPC管理台帳が必要なのか、一つずつご紹介していきます。
セキュリティ対策
PCにはセキュリティリスクがあるということをご存知かと思いますが、PC管理台帳で防げるリスクもあります。
セキュリティ事故の最も多い事例が、ウィルス等の外部からの犯行ではなく、実は内部からの犯行のほうが圧倒的に高いのです。
PCを適切に管理していることによって、会社以外のPCを持ち込んでデータを持ち出したり、PCを紛失したりしたことを社員が隠し、対応が遅れて情報漏洩に繋がることが多々あります。
特に近年は働き方も多様化しており、テレワークなどのオフィスの外で働くことも一般的になってています。IT担当者が目視でパソコンなどの端末を確認できないことも増えてきていますので、明確な管理をすることでせキュリティ対策を検討することができるのです。
また、ソフトのサポートが終了していないか管理するためにも、PC管理台帳は役立ちます。
セキュリティを守るためには絶対に必要なものなのです。
コンプライアンスの遵守
PC管理台帳とコンプライアンスも切っても切れない関係にありますが、最も重要なのは、ライセンスを管理することです。
知らないうちにライセンスを超過して使用していたという事例は後を断ちませんが、ライセンスを違法に使用することは禁じられています。
「ついうっかり」では済まされず、会社のイメージダウンに直結してしまいますから、正しくPC運用を行うためにも、PC管理台帳を作成する意味があります。
コスト最適化
現在使用されていないソフトがインストールされたり、いつまでも放置されているレンタルPCがあったりすると使用していないのにも関わらずお金を払わなければなりません。
これらはPC管理台帳を作成し、しかるべき部署が管理しなければなかなか気づくことは難しく、気づいた時には今まで支払った費用が高額になっているケースが多々あります。
また、古いパソコンを使用していると作業効率が低下したり、重要な会議でうまくパソコンが動かず商談が流れてしまったりとなど、故障リスクを軽減する役目もあります。
PC管理台帳の基本的な項目
いざPC管理台帳を作成しようと思っても、一体何を書けば良いかわからずに手が止まってしまう方もいらっしゃるでしょう。
項目に関しては現場によって様々ですが、最低限必要な項目についてご紹介していきます。
この最低限の項目にプラスして、必要な項目を追加していきましょう。
IT資産管理
IT資産管理は、PCに限らずスマートフォン、タブレット、複合機、サーバ、スイッチ、その他たくさんのIT機器や備品などに関わる資産を適切に管理することを指します。
そのため、PCを導入した際にはいつ取得したものなのか、いつ廃棄したのかを正確に残しておく必要があります。
別ファイルで廃棄証明を取得しておくと監査等で使用できますので忘れず残しておきましょう。
PCには個別に番号を割り振るケースが多いですが、ここでも最低限シリアル番号、MACアドレス程度は残しておけば、仮に割り振った番号が書かれたシールが剥がれても識別することが可能です。
おすすめのIT資産管理ツールの具体的なご紹介についての詳細は「IT資産管理の必要性とは？運用が煩雑になりがちだが管理ツールは必須なのか？」の記事で紹介しています。
インベントリ管理
インベントリ管理は、在庫管理のことです。
ただし、目に見えるPCという実態だけではなく、インストールされているOS、ソフトウェア、バージョン情報、CPUやメモリの性能も含まれます。
インベントリを管理することにより、サポート切れや脆弱性が出た際などの対応も行えるため、セキュリティリスクを下げることにも役立ちます。
台帳を作成するにあたっては、資産管理システムなどを導入している企業も多くあります。
ライセンス管理
どのPCにどのライセンスが割り当てられているかを把握することにより、ライセンス不足を軽減することができます。
新規入場したBPのライセンスが足りずに業務に取りかかれないことは多々ありますが、台帳で管理することによって工数を無駄にすることがなくなります。
ライセンス不足になったからといって、すぐに発注しても手続きに日数が必要になってしまうことも多いため、監視の目を光らせておく必要があるのです。
また、過剰分のライセンスを減らすことによってコストダウンにも繋がりますので、現在保有しているライセンスを把握しておくことは非常に重要なことなのです。
PC管理台帳の運用手順
PC管理台帳は作成するまでではなく、その後の運用が最も大変なのです。
リアルタイムで更新しなければ意味がありませんので、どのように運用していくのかを決めておく必要があります。
では、最低限の運用手順についてご紹介していきます。
台帳のフォーマットを作成
まずは台帳のフォーマットを作成するところから始めましょう。
初めてであれば使い慣れたExcel（エクセル）で作成していくのが一般的です。
最低限必要なのは前述した通りですが、例えば社内で一定期間貸し出しているPCがあるとするならば、貸し出した人物や日付なども記入する必要があります。
また、登録する台数が多くなったり更新する項目が多くなったりするとヒューマンエラーによって台帳の管理番号にずれが起こることがあります。
そのため、二重チェック要員を配置するなどの対策は必要になります。
運用ルールの策定
どのようなルールに基づいて記入していくかのルールは決めておきましょう。
管理する人が複数人いる場合、どの記号が何を表すのかなど記入のルールを決めておくことは必ず必要になります。
また、現状は一人で管理している場合でも、事業の拡大に伴い人員が増えることも十分に考えられます。他の人に引き継ぐ、又は共有して管理する場合、現状の運用・管理方法をそのまま引き継がなければ管理体制がバラバラになってしまいます。
そのため、運用ルールは必ず資料として残しておき、改訂する際にも何かに必ず残すようにしましょう。
定期的な情報更新
PCが増えた時やPCを破棄した際にはその都度更新していきますが、それ以外にも定期的に棚卸しを行い、台帳と実態にずれがないようにしましょう。
小規模の企業であれば直接確認することも可能ですが、人数が増えてくると確認作業に途方もない時間を使うことになります。
そのため、資産管理システムやセキュリティソフトを利用してログイン履歴を確認し、使用していないPCがあれば管理者に確認するなどの業務を行えば、効率よく台帳の更新を行うことができます。
PC管理台帳運用の注意点
PC管理台帳を運用していくに当たり、注意すべき点をご紹介していきます。
この注意点を意識して運用していくにあたり、精度の高い台帳運用ができるのです。
専門知識がある人材を配置する
PC管理台帳はセキュリティ管理やコンプライアンス遵守のために使用してはじめて効果が得られるものなので、知識のない人ばかりの集まりで管理していても、あまり意味を成しません。
セキュリティであれば、例えばJPCERTからの脆弱性情報を収集し、台帳を確認する役割の人を配置するなど、台帳を活用するまでを考えて人材を配置することが大切です。
バージョンアップを嫌がる社員を納得させるのも、専門知識を持った人にしかできない役割です。
属人化させない
管理するにあたって属人化してしまうとあまりうまくいかないケースが多いです。
個人によって差が生まれてしまい、どんどん甘くなってしまうことがあります。
例えば、常駐で働いている人になかなか連絡がつかない場合、属人化しているといつまでも連絡を取れないままのケースもあります。
連絡が取れずにPC管理ができない状態が続いてしまうと、資産管理ができていないという状況に陥ることになりますので、属人化していないかは客観的に見てチェックする必要があります。
PC管理台帳に関する業務を効率化させるコツ
PC管理台帳を適切に作成・運用するにあたっては、効率化させるコツがあります。
一人ずつ直接聞きに行っていては、膨大な時間がかかってしまいPC管理台帳の運用で潰れてしまいます。
そこで、効率的に運用するコツについてご紹介していきます。
IT資産管理ツールの導入
IT資産管理ツールは、PCの起動時間はもちろんのこと、さらにOSやソフトウェアのバージョン管理、ライセンス管理などを行えるツールです。
IT資産管理ツールを導入することにより、CSVでダウンロードを行えばそのまま台帳に反映させることができます。
今までユーザの返答待ちでなかなか台帳を更新できなかったなどの経験がある場合は、絶対に導入すべきツールです。
おすすめのIT資産管理ツールの具体的なご紹介についての詳細は「IT資産管理ツールを比較！中小企業にもおすすめ7選」の記事で紹介しています。
アウトソーシングの活用
先にもお伝えしましたが、PC管理台帳の運用には専門知識が必要になります。
そのため、人材不足により現実化しないケースが多々あります。
そんな場合は、アウトソーシングを行うという方法があります。
もちろん連携を取る方は必要になりますが、新たに人を探すよりもスムーズに運用が行えますし、何より経験者なので不足しているリソースを補ってくれる点もありがたいです。
PC管理台帳を含むIT資産管理ならITボランチ
IT資産管理は従業員数が増えてくると、その時になって初めて必要性に気がつくという企業が大半です。なぜなら社員数が少ない時点ではIT資産を管理しておくことは難しくなく、定期的に情報更新してくてもなんとかなってしまうからです。ましてやパソコンなどは壊れるまで使うという中小企業もまだ多いこともあり、リスクを理解しないまま過ごせてしまうのです。しかし、社員が多くなってきて、資産管理の重要性に気が付いてたとしても、そこからきちんとIT資産管理をしようしても大きな労力とコストがかかります。
できれば、そうなる前に、PC管理台帳はもちろんのこと、IT資産管理も検討を進めておくことがおすすめです。
IT資産管理にお困りの際は、多くの企業様のIT保守業務や IT資産管理の代行などの実績のある「ITボランチ」も検討してみてはいかがでしょうか。
効率的に資産管理を行う上で重要なのはノウハウだといえるでしょう、しかし、多くの企業ではIT資産管理を社内でで対応できていたとしてもその運用方法が効率的か最適なのかまでは検討できていないのです。
このノウハウと実績を積み重ねているアウトソーシングサービスを展開している企業であるITボンランチにIT資産管理の運用や、内部で対応するためのサポートを依頼することにより、今まで煩雑だったIT資産管理が、効率的に運用できるようになること間違いなしです。
