近年、中小企業でも勤怠管理システムの導入が急速に進んでいます。働き方改革や法改正への対応、テレワークやフレックスタイム制など勤務形態の多様化により、従来のタイムカードやExcelによる勤怠集計では労務管理が煩雑化し、ミスや属人化のリスクが高まっています。特に小規模企業では工数管理や給与計算との連携がスムーズに行えず、担当者の負担が大きいという課題も少なくありません。
そこで注目されているのが、クラウド型で利用できる中小企業向け勤怠管理サービスです。スマホやICカード、顔認証、GPS打刻など多様な機能を備え、残業時間や休暇管理をリアルタイムで把握できるため、法令遵守や長時間労働の防止にもつながります。さらに、初期費用無料や月額300円程度から利用可能な低価格プランも多く、無料トライアルで試せるサービスも増えています。
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Contents
中小企業向け勤怠管理システムとは？
大企業向けとの違い
勤怠管理システムは、大企業と中小企業で求められる機能や運用に差があります。大企業向けの製品は、独自の人事制度への対応や細やかな権限設定、多拠点対応など、組織の規模に合わせた高度なカスタマイズ性を備えているのが特徴です。
一方、中小企業向けのサービスは、導入コストや月額料金を抑えつつ、勤怠データの自動集計や給与計算ソフトとの連携、シンプルな操作性を重視しています。
近年は働き方改革関連法や36協定への対応が全企業に求められるようになり、中小企業でも労務管理の強化が必須となりました。そのため、両者の機能差は小さくなり、クラウド型システムやスマホアプリなど、同等の利便性を持つサービスを選べる時代になっています。
中小企業の勤怠管理によくある課題と背景
中小企業では、タイムカードやExcelによる手作業管理が今も多く見られますが、これらは残業時間や休暇取得のリアルタイム把握が難しく、労働基準法や法令遵守の面でリスクがあります。
背景には、リモートワークやフレックスタイム制、シフト制などの勤務形態の多様化があり、従業員ごとに異なる勤務パターンを正確に記録・集計する必要性が増しています。また、担当者が限られる小規模企業では、勤怠管理の属人化や情報の分散が発生しやすく、業務の煩雑化やミスの原因となります。こうした課題解決には、勤怠情報を一元管理し、自動化やアラート機能で管理者を支援するシステムが有効です。
中小企業が勤怠管理システムを導入するメリット
法改正に対応できる
2024年以降も働き方改革関連法や時間外労働の上限規制など、法令は更新されています。クラウドサービス型の勤怠管理システムなら、アップデートによって法改正に自動対応でき、常に最新のルールで運用が可能です。これにより、長時間労働や未払い残業といったリスクを軽減し、法令遵守を実現できます。
業務効率化につながる
出退勤管理や残業申請、休暇申請などをオンライン化することで、紙やExcelでの集計作業が不要になります。さらに、給与計算システムとの連携機能により、工数削減と業務効率化を同時に実現可能です。スマホやタブレットからの打刻、GPS・顔認証・ICカード対応など、現場のニーズに合わせた柔軟な勤怠記録ができます。
コスト削減につながる
初期費用無料や月額200円〜300円で利用できる低価格プランも多く、紙の出勤簿や集計作業にかかる人件費・印刷コストを削減できます。また、クラウド型であればサーバーや専用機器の維持費が不要なため、導入コストと運用コストの両方を抑えられます。結果として、バックオフィス業務の負担軽減と費用対効果の向上が期待できます。
勤怠管理システムのタイプと選び方
既存システムから入れ替えを検討している場合
勤怠管理システムを入れ替える場合、まず確認すべきは既存システムとの連携性です。
勤怠管理で収集する出退勤データは、単に勤務時間や残業時間を記録するだけでなく、給与計算システムや労務管理ツール、さらには工数管理やシフト管理などの他業務でも活用されます。既存の給与計算ソフトや人事労務システムとAPI連携できるか、CSV出力のフォーマットが適合しているかを確認しましょう。
また、クラウド型システムであればアップデートが容易で、法改正や勤務形態の変更にもスムーズに対応できます。
安価なシステムを導入したい場合
コストを重視する場合でも、料金プランだけで判断するのは危険です。初期費用無料や月額200円〜300円といった低価格サービスでも、導入実績が豊富で、業種や企業規模を問わず利用できる汎用的なシステムを選ぶことが重要です。
無料トライアルや無料プランがあるサービスを試し、自社の勤務体系や就業規則に合っているかを確認してから導入すると失敗が減ります。
柔軟な勤怠管理を行いたい場合
店舗や現場など、シフト制や変形労働時間制を採用している企業では、シフト作成機能や勤務データの自動集計に強みを持つシステムが効果的です。
スマホアプリやタブレット打刻、GPSや顔認証など複数の打刻方法に対応していれば、テレワークや直行直帰にも対応可能です。これにより、勤怠状況をリアルタイムで把握しやすくなり、業務効率の向上にもつながります。
中小企業が勤怠管理システムを選ぶ際のチェック項目
自社の勤怠ルールにあっているか
まず、自社の就業規則や勤務体系に沿った設定が可能かを確認しましょう。
例えば、フレックスタイム制や裁量労働制、シフト制など、複雑な勤務パターンにも対応できるかがポイントです。
誰でもわかりやすいインターフェイスか
現場の従業員や管理者が直感的に使えるUIであることは重要です。
スマートフォンやPC、タブレットなど、複数端末から簡単に操作できる設計であれば、日々の打刻ミスや入力漏れを防げます。
柔軟な打刻に対応できるか
ICカード、顔認証、指静脈認証、GPS打刻など、勤務形態や業種に合わせて打刻方法を選べるか確認しましょう。これにより、外出先やリモートワークでも正確な勤怠記録が可能になります。
コスト面で無理がないか
月額料金やユーザーあたりの料金だけでなく、導入後の運用コストやカスタマイズ費用も含めた総コストを確認します。初期費用無料や無料プランがある場合は試用して、費用対効果を見極めましょう。
サポート体制が充実しているか
導入後の運用サポートは非常に重要です。
電話やメール、チャットなど複数のサポート窓口があり、マニュアルやオンライン説明会などの資料提供があるかを確認すると安心です。
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中小企業におすすめの勤怠管理システム6選
KING OF TIME
勤怠管理クラウドとして市場シェアNo. 1を誇り、リアルタイム集計や多様な打刻方式（ICカード・生体認証・スマホ打刻など）に対応しています。サポート体制も充実しており、PC操作に慣れない従業員がいても安心して導入可能です。
HRMOS勤怠
従業員数が30名まで無料で利用でき、それ以上の人数の場合でもリーズナブルな価格設定（1名あたり100円〜）で利用できる点が魅力です。スマホから打刻や申請ができる操作性や、LINE・Slack・ICカード・QRコード・指静脈認証など多様な打刻方法にも対応しています。
ジョブカン勤怠管理
出勤・シフト・休暇・工数管理など、勤怠に関する機能を必要に応じて柔軟に使い分けられる点が特徴です。さらに、長時間労働や休憩不足など、就業規則から外れた勤務状況があれば、自動で通知して管理者に知らせることもできます。
freee 人事労務
freeeシリーズ全体として約38万の事業所で導入されている、信頼性の高い統合型バックオフィスSaaSです。勤怠管理はもちろん、シリーズでソフトを利用すれば給与計算や社会保険手続き、年末調整などもワンストップで対応可能。クラウド型のため常に最新の法令や制度に自動対応し、PC・スマホからリアルタイムに勤怠データを確認できます。中小企業でもバックオフィス業務を一元管理しやすく、管理負担を軽減できます。
マネーフォワードクラウド勤怠
クラウド上で勤怠管理から集計までを自動化し、集計済みデータは給与計算サービスに連携が可能です。PC・スマートフォン・ICカード・生体認証など多様な打刻方法に対応しており、出退勤の記録漏れや不正打刻防止にも役立ちます。さらに、リアルタイムで勤怠状況を可視化できるため、リモートワークや時差勤務など柔軟な働き方にも対応可能です。
ジンジャー勤怠
勤怠・人事・給与・経費・ワークフローなどを共通の人事データベースで統合管理できるクラウド型システムです。複雑な就業規則や多様な勤務形態にも対応可能で、リアルタイムの打刻・残業・有給の自動集計、AIによる残業予測やエンゲージメント分析など、豊富な機能も搭載されています。また、スマホやタブレットなどマルチデバイス対応により操作も直感的で使いやすく、法改正にも迅速に対応できるアップデート体制が整っている点も魅力です
自社にあった勤怠管理システムを選ぼう
中小企業でも、勤怠管理システムの導入はもはや珍しいことではありません。クラウドサービスやスマホアプリ、ICカード打刻など、ツールの進化によって低コストかつ簡単に導入できる環境が整っています。
リモートワークやテレワークの普及、働き方改革や法改正への対応、長時間労働防止など、勤怠管理を取り巻く環境は日々変化しています。
自社の勤務体系や業務フローにあったシステムを選び、業務効率化、コスト削減、そして法令遵守を実現しましょう。
