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業務効率化のカギとなるBPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)とは?どう活用すれば成功につながる?

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BPOとは?

昨今の日本では、少子化による労働人口の低下により人手不足は深刻な問題になっています。

さらにIT業界では現在もなお需要が高まっていることもあり、人材確保に悩む企業が跡を立ちません。
求人に関しては新卒採用に力を入れるよりも、入社後に即戦力として活躍できる中途採用が多くなりますが、なかなか有力な人材が集まらないのが現状です。

そこで多くの場合は派遣などによるビジネスパートナーで人材を補っていますが、正社員と派遣社員が合同で一つのプロジェクトを作り上げるにはアクセス権限等により作業効率が低下する場合もあります。

この問題を解消するための方法の1つがBPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)です。

企業のカギとなる事業に関しては自社で行い、それ以外の外部委託できる事業をプロジェクト全体で委託してしまうシステムを指します。

BPOを活用することにより本来企業として推進したいプロジェクトに注力できるので、最近注目を集めているシステムです。

この記事では、BPOとはどんなものなのか、メリットやデメリット、注意点などを解説していきますので、BPO導入の参考にしてください。

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BPOとは

BPOとは「ビジネスプロセスアウトソーシング」の略称です。

どの企業にも利益を上げるためにメインとしている事業の他に、経理やマーケティングなどの書業務が存在します。
メインとしている事業に関してはプロフェッショナルであり育成システムも整っているかもしれませんが、他の業務となると手探り状態で進めている企業は少なくありません。

これらの専門外の業務を自社の人員を割いて運営していくことは、効率的・効果的視点で見ても良いとはいえないのが現状です。

そこで、各部門を専門にしている業者に事業部ごと委託してしまうというのがBPOの正体です。

委託することによって人員不足の解消やパフォーマンスの向上など様々なメリットが期待でき、近年注目を集めているシステムです。

BPOとアウトソーシングは何が違う?

業務委託や外注と聞くと、アウトソーシングを思い浮かべる方も多いかと思います。

BPOはアウトソーシングの一部となりますので間違いはありませんが、特徴としては業務全体を外部業者に委託するという点です。

マーケティングを例にすると、派遣社員を雇って現地調査したり、調査自体を他の企業に委託する方法もありますが、BPOは調査からデータ集計までの全てを行ってもらいます。

そのため、BPOを活用するとマーケティングを行う社員が一人もいない状態で、各プロジェクトで委託先から提出されたデータを受け取りプロジェクトを企画するという流れになります。

BPO導入すると得られるメリット

BPO導入のメリット

BPOの特徴である全てを委託するという点に注目すると、BPOならではなのメリットが見えてきます。

全てを委託することにより、請け負った企業が持っているノウハウを全て投入してもらうことが可能となるため効率の上昇、大きな効果が期待できます。

今までは手探りだった業務もノウハウがあれば効率的に進めることができるので、精度とスピードが上がりそのまま顧客への高いサービスにつなげることができるのです。

さらに、全て委託することによって今まで苦労してきた人材発掘や育成から解放されるのも企業にとっては大きなメリットとなります。

多くの企業に見られる、業務の中心となっている人材が退職してしまうと一気に効率が低下してしまう現象も心配することはありません。

BPO導入すると発生するデメリット

BPOを活用することは数多くのメリットがありますが、一歩踏み間違えるとデメリットが発生することがあります。
現在もアウトソーシングにて業務を分割している企業が最も注力していることですが、セキュリティに対するリスクを背負うことは忘れてはいけません。

派遣社員を雇ったり部分的にいたするケースであれば必要以上の権限を与える必要がなく、セキュリティに関してもそれほどリスクはありませんでした。

しかし、部署単位での業務を委託するとなると、情報漏洩が起こった際にはとんでもない被害が起こるレベルまで情報を共有しなければならなくなります。

また、業務全てを委託するとブラックボックス化してしまう可能性が高く、委託先を変更したり自社で業務を行うように変更した際には1からスタートとなるため、業務が衰退する恐れがあることは否定できません。

BPOの対象となる業務

現在BPOで対象となっている業務は、総務、経理、営業事務、コールセンター、人材採用・育成、人事、マーケティングです。

これらの業務は企業ごとに大きな違いはない業務が多く、自社で行うよりも効率的で精度の高い仕事が期待できるのです。

人材採用・育成に関しては企業による違いが出るため、BPO先に明確なオーダーを出す必要があります。

ただし、昨今疑問を持たれる面接や新人育成はSNSなどで炎上する火種となることも少なくないため、BPOを行うメリットは大きいと言えます。

人事に関しても同様で、個人の好みなどが考慮されることなく数値で判断されるようになるため、BPOを行うことでさらに企業力をアップさせる効果があるのです。

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BPOを導入するためにしておくこと

BPOを導入する前には、しっかりとした準備を行っておく必要があります。
その準備の中でも引き継ぎ業務に関わることと今後の方向性については明確に定めておきましょう。

引き継ぎ業務は担当社員が変わった際にも行われていると思われるかもしれませんが、内情をよく見てみると引き継ぎが不十分で新しい担当者が手探りで業務を行なっていることが多々あります。

BPOでこれを行ってしまうと本来他業務に移行しなければならない社員がBPO業者の対応に追われて、逆に人員を割かなければならないケースがあります。
また、BPOは外部委託のため簡単に方針を変更することはできません。

会社の経営方針や進みたい方向性などを具体的に明示し、BPO企業と相違がないようにしなければ、BPOを行うメリットもマイナスになってしまう可能性があります。

BPO委託先を選定するポイント

委託先選定のポイントとは

BPO導入で最も重要だと言えるのが委託先をどの企業にするかです。
そこで、最も重要となるのはBPOを行った際に懸念されるリスクが小さい企業を選択することがベストと言えます。

一番のリスクはセキュリティ対策に対するリスクです。
セキュリティ対応基準を満たしているかの調査はもちろんのこと、インシデントが起こった際の責任はどちらが負うのかを明確にしておく必要があります。

また、費用面に関しても検討する大きな材料となります。
いくら委託できて精度も高いからと言っても、BPO導入前よりはるかに費用がかかってしまうようでは問題とせざるを得ません。

さらに、実績に関しても確認しておくことが必要です。
経理や総務であればそれほど大きい差は生じませんが、人材育成や人事、マーケティングとなると業界によって大きく異なります。

どのような業種、どのような地域で実績があるかなどを明確に調べた上で契約を結ぶ必要があります。
具体的に判断できる部分としては異常となりますが、それ以外にも注目すべき点があります。
それはコミュニケーションの取りやすさとイレギュラーな業務にどこまで対応できるかです。

連絡がなかなか取れなかったり、こちらの注文を反映してくれるスピードが遅いと業務効率は低下してしまいます。
これらは実際にやり取りしてみなければ見えない部分となりますが、業務を丸ごと委託するという大切な決定となるため妥協せずにしっかり見極める必要があります。

BPOを導入しコア事業に集中しよう

BPO導入のポイントはコア事業に集中するために必要かどうかです。

経理や総務関連は部署単位で見ると負担はなかったように思うかもしれませんが、経営に携わる立場から見ると時間を大きく割いていたと思います。

それらの業務をBPOで丸投げしてしまい、本来行うべきコア事業に集中しましょう。

現在人材が十分にいる状態で、何も問題なく運営できているのであればBPOを考える必要はありません。

しかし、多くの企業が運営に問題を抱えている状態であり、人材に関しては経験者がなかなか見つからず、未経験者を雇って育成しても育った頃には転職してしまうケースが多いです。

本来コア事業を行わなければならないところでも、トラブルが発生するとそちらに時間が割かれてしまったりと悩みは多くあると思います。

それらを払拭するためにも、BPOを導入してコア事業をレベルアップさせていきましょう。

まとめ

BPO活用によって社内業務を効率化できれば、今までかかっていた業務時間やコストを削減でき、新規事業の立ち上げが可能になるかもしれません。

そのためには、BPOで丸投げできるだけの事前準備と業者選びが重要となります。
BPO先にこちらの意図が正確に伝わらなかったり、BPO企業が活動していた地域や業種が異なっていた場合は想定していた効果が得られません。

それどころか、委託内容の修正や連絡などで余計な時間やコストがかかってしまい、かえってコストが高額になってしまう可能性もあります。

これまでのように、限られたリソースで業務を完結させる時代は終わりました。
BPOを活用し、最大限のパフォーマンスを発揮して次の可能性に向けて歩み出さなければならない時代が来たのです。

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