出社したらタイムカードを打刻する、退勤時にもタイムカードをガチャンとするといった時代はすでに昔の出来事となっているのかもしれません。
また、リモートワークが働き方の１つとして浸透し始めている昨今、出退勤を管理するためのシステムを変えざるを得ない状況になった企業も多いと思います。
出退勤の仕組みを改めようとすると、現在は勤怠管理システム主流となっており、様々な機能が付いていたり他システムとの連動をしていることをご存知でしょうか。
この記事では、勤怠管理システムの説明だけではなく、具体的なシステムも紹介いたします。
□■□■IT業務のお悩みやお困りごと、コスト削減をお考えなら、解決手段があるはず！まずはITボランチへご相談（無料）ください。お問い合わせはこちらから□■□■
Contents
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムをイメージするためには、タイムカードを打刻するイメージしていただけると理解が早いかもしれません。
勤怠管理システムは、社員が何時に出社し、何時に退勤したか、どれくらい残業したのか、休憩や出張などあらゆる勤務に関わることを自動計算し管理するシステムを指します。
リモートワークが一気に普及してきたことからクラウド上に保存したり、社内に設置しているデータベースに社外からセキュリティの問題をクリアした状態でアクセスするシステムも増えてきています。
勤怠管理システムは近年の急速な働き方の多様化や、働く環境の変化に適応して、大きく変革しています。
中小企業が抱える勤怠管理の課題
勤怠管理で最も重要なのが、法改正による多様な働き方が導入されていることです。
法律が変わると、今までの計算システムを全て変えなければならないケースもあり、ミスなく管理する事が難しいのが現状です。
さらに、勤務時間の多様化やリモートワークの導入などで、以前よりも勤怠管理が困難になっているのが現状です。
大企業であれば社員が多いということもあり、以前から勤怠管理システムを導入している企業も多く、これらの多様化した勤務にもすぐに対応できます。
しかし、従業員数がそこまで多くない中小企業であれば、現在も人が計算している企業は少なくありません。
ただし、ここで注意しなければならないのは計算する社員の負担が近年確実に増えているということです。
フレックスタイムが導入されると、現在の業務が回らなくなってしまう企業も少なくないのではないでしょうか。
勤怠管理システムを導入するにはコストもかかりますが、勤務の多様化に対応するためには必要と言えます。
そのため、多様化した勤務にどう対応していくのかが、中小企業が抱える最も大きな課題と言えます。
中小企業で勤怠管理システムを導入するメリット
勤怠管理システムを導入していない中小企業は多く見られますが、そこには単純にシステム導入にかかるコスト面のデメリットがあります。
ただし、本当にデメリットだけなのでしょうか。
そこで、システムを導入することによって得られるメリットをご紹介していきます。
法改正に対応できる
最も大きなメリットとしては、法改正に即座に対応できるという点です。
法律も対応期間が設けられるのですが、自社で管理している場合は対応にかかる工数が発生してしまうので対応するまでに手間がかかります。
しかし、勤怠管理システムを導入することによって自動的に法改正に対応した勤怠管理システムが使用できます。
コスト面で勤怠管理システム導入を渋る場合も、こういった不足の事態につながる残業代捻出のことを考えるとそこまで高価なシステムではないと言えます。
業務効率化につながる
勤怠管理を行う上で、自社で管理している場合は時間計算や給与計算に時間が取られます。
しかし、勤怠管理システムでは自動的に計算が行われ、一覧で出力すれば余計な手間がかからないという点も大きなメリットです。
昭和や平成初期に経理の仕事が膨大だった頃を思い出すと、近年これらの業務はどんどん効率化されています。
その一つとして、勤怠管理も時間をかけて手作業で行うよりも、自動化して効率化するのも一つの方法です。
コスト削減につながる
先ほど残業代にかかるコストと天秤にかけるお話をしましたが、勤怠管理システムを導入することでコスト削減にもつながります。
現状の経理の方々の残業代を考えるとシステム導入の方が高く感じるかもしれません。
しかし、経理の手が空いたところに他の仕事をお願いすることで他の方々の残業代も軽減することが可能です。
業務を効率化し、作業時間をフラットにすることでプラスアルファの仕事ができるようになります。
多くの企業は現状の作業に手一杯になってしまい、新しい仕事ができていません。
プラスの利益を生み出すためにも、勤怠管理システムは有効だと言えるのです。
中小企業で勤怠管理システムを選び方
勤怠管理は大企業と中小企業で、求められるニーズは大きく異なります。
しかし、勤怠管理システムを導入していなければ何が必要かわからずに、導入後に「こっちのシステムの方がよかった・・・」などと後悔することになりかねません。
そこで、どのような点に注目して勤怠管理システムを選べばよいのかをご紹介していきます。
システム選びの参考にしてみてください。
自社の勤怠ルールに沿った利用ができるか
勤怠管理と言っても、企業によって様々な形態があります。
シフト管理ができなければならなかったり、残業時の扱いやフレックスタイムが導入している場合など、その勤務形態や求められる機能は様々です。
そこで、自社の勤怠ルールにカスタマイズできるかが重要なポイントになります。
ある程度のカスタマイズはどの勤怠システムでもできますが、実際に自社に導入する際に必要となる項目を確認し、メーカーに相談してみるのが最も間違いない方法となります。
実際に導入後に自社の勤怠ルールに合わずに使用されなかった例もあることから、慎重に確認しましょう。
休暇や残業申請などのワークフローがあるか
勤怠ルールに付随する部分もありますが、休暇や残業申請などのワークフロー確認は重要です。
休暇数に関しては企業によって異なりますし、土日祝日の扱いも様々です。残業に関しても、みなし残業があるかどうかによって変わります。
それらの項目を入力し、反映できるかが問題となります。
勤怠システムに合わせて勤怠ルールを変更するわけにもいきませんので、確認する重要ポイントになることは間違いありません。
また、これらの計算が複雑であればあるほど工数がかかってしまい手間になりますので、導入メリットも増すと言えます。
従業員規模の変化に対応できるか
会社が大きくなると勤怠管理システムで管理する人数も変わります。
そのため、何人までが対応できるのかは確認しておくべきポイントです。
今は管理できる人数であっても、プロジェクトが増えたり営業所が増えることによって対応できなくなる可能性があります。
どれくらいの期間、対応できるのかは確認しておくべきです。
ある程度会社が大きくなると勤怠システムを変えることも方法の一つですが、切り替えにはメンテナンス日が必要になったり職員が戸惑うので正しく勤怠入力ができない可能性もあります。
そうならないように、あらかじめある程度の人数が増えても対応できる勤怠管理システムを選んでおく必要があるのです。
自社の規模にあった費用か
早くから大企業が導入していた勤怠管理システムですが、そこには費用という大きな理由がありました。
大人数を手動で管理するよりも、勤怠管理システムを導入した方がコストが掛からなくなるからです。
しかし、これが中小企業全てに当てはまるかというとそんなことはありません。
そこで、自社の従業員数とシステム導入の費用を天秤にかける必要が出てきます。
サポート体制が充実しているか
勤怠管理システムに限らず、サポートが充実しているかはとても重要な事項です。
いくらバグのないシステムを導入したとしても、脆弱性対策でアップデートが必要だったり、Windowsのバージョンアップで対応できなくなることは多々あります。
アップデートを行なった際に使えなくなってしまうという話はよく聞きます。
そんなとき、すぐに復旧できるサポートがあれば安心です。
毎日使用する勤怠システムだからこそ、サポート体制は確認しておきましょう。
中小企業におすすめの勤怠管理システム7選
それでは実際におすすめできる勤怠システムをご紹介していきます。
注目する点はご紹介しましたが、現状選ばれている勤怠システムというのはどんなものがあるのかを見てみましょう。
気になるシステムがあれば、無料トライアルで試してみるというのも良い方法だと思います。
ジョブカン勤怠管理
まず初めにご紹介するのがジョブカン勤怠管理です。
様々な勤務状況にカスタマイズすることができ、不要な機能はつけなくても使用できます。
働き方改革関連法にも対応しており、現状対応に苦労している会社の方は助かること間違いなしです。
30日の無料お試し期間があることから、実際に手を動かしてみてどの程度楽に業務を行えるようになるのか試してみるのも良いですね！
HRMOS勤怠
HRMOS勤怠はなんと利用数３０名以下なら基本プランが0円で始めることができます。
31名以上となると1人あたり100円でサービスが利用できます。
もちろん働き方改革関連法にも対応している点も嬉しいです。
こちらは従業員の数をカウントするのではなく、実際にシステムを使用している人数を換算するので、お試しで30名以下から始めてみるという方法もあります。
部署ごとに移行して活用することで、どれくらい業務が楽になるのかわかるのは嬉しいですね。
KING OF TIME
KING OF TIMEは複雑な勤怠管理にも対応している頼れる勤怠システムです。
また、費用もかなりリーズナブルに使用できる点も嬉しく、初期費用0円でなんと月額の使用料は300円です。
もしこれで問題となる残業が解消できるのなら、使わない手はないです。
また、無料体験中からサポートも受けられるので設定画面で苦労しても安心です。
freee 人事労務
中小企業のシェアナンバー1を獲得しているfreee人事労務です。
人気の秘訣は「使いやすい」という点にあります。
料金も機能に合わせてカスタマイズすることが可能なので、会社の規模に合わせた選択ができることも嬉しい点です。
最近騒がれているセキュリティ面に関しても、太鼓判を押せるほど信頼ができるので安心です。
ジンジャー勤怠
全てクラウドで完結できるジンジャー勤怠は、リモートワークが普及してきた現代に強い味方となってくれます。
様々な有名企業も活用しているほど信頼できる勤怠システムであり、勤怠管理と従業員の両方が使いやすいと声を揃えて言っています。
管理側が出社しなければならなかった勤怠システムに問題を抱えている場合は、一度試してみるのも良いですね。
マネーフォワードクラウド勤怠
見やすい、わかりやすいをモットーにしたクラウドの勤怠システムはマネーフォワードクラウド勤怠です。
月額料金はプランによって異なりますが数千円と他と比較すると高めではあります。
しかし、残業代を考えると十分ペイできる金額であることは間違いありません。
まずは1ヶ月の無料トライアルを試してみるのも良いかもしれません。
CLOUZA
企業の規模によっては渋る方もいらっしゃるかもしれませんが、CLOUZAは1人あたり200円でサービスを利用することができます。
料金を考えると使用したい機能が使えない、不十分さを感じるといった方には一度ご使用をお勧めします。
効率化に特化しているので、トライアルで使用してみてその利便性を実感してみてください。
サポートも充実していることから、導入に迷っている企業は相談してみると一気に解決するかもしれません。
勤怠管理システムの導入で働きやすい環境づくりを
勤怠管理システムの導入には、初期費用や運用費用がかかるため中小企業が導入することは簡単ではないかもしれません。
また、業務の流れが変わりますから、関係部署や従業員の教育まで考えると頭を抱えてしまうという担当者の方もいると思います。
しかし、トータルで考えると人材コスト削減や業務効率化など、結果的に受けられるメリットは大きいのです。
もし、導入を検討するなら自社に合った最適なツールを選定してもらえるような専門家にご相談するのがいいでしょう。
ITボランチはこれまで、多くの企業のIT環境やITサポートを行ってきました。多くの実績で培われてきたノウハウをもとに貴社に適したご提案をいたします。
初回のご相談は完全無料なので、まずはお気軽にご相談くだい。
