社内業務を行う上で、なくてはならないシステムは数多く存在しますが、その中でもファイルサーバの重要度は非常に高くなっています。
ファイルサーバとは、「ファイル共有機能に特化したサーバ」のことで、大量にある社内データを保存、共有、バックアップするために用います。
もしファイルサーバがなかったなら、ファイルの保存場所は社員それぞれのPCの中になってしまいます。複数人でファイルを共有したい場合は、メールなどで添付ファイルをやりとりするしかありません。
パソコンが故障してファイルが失われてしまったり、どのファイルが最新かわからなくなってしまったり、いずれ業務に支障が出ることは容易に想像ができます。
そのため、ファイルサーバを構築するということは非常に重要なことなのです。
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社内ファイルサーバの種類
一口にファイルサーバといっても、様々な種類があります。近年ではクラウドサービスでのファイル保存サービスも広く利用されています。
ここでは、ファイルサーバとして利用されるシステムの形式を確認していきましょう。
オンプレミスでの利用
「社内で利用する」というのであれば、まずオンプレミス型のファイルサーバが検討されるのではないでしょうか。
WindowsサーバもしくはLinuxサーバのストレージをPCなど他の筐体から利用できるように公開する方式や、NAS(Network Area Storage)のようにファイル共有のみを行う専用機器を導入する方式があります。
保存するデータ量や要求される性能にもよりますが、中小企業がオンプレミスで利用する場合はNASを導入するケースの方が一般的です。
NASはファイル共有の専用機器のため、大容量のストレージのサイズに対応していたり、遠隔地に保管された筐体にバックアップを取る機能があったり、多様な要件に適応できる機能が揃っているためです。
クラウドサービスの利用
オンプレミスの場合は、自社に専用機器を導入しなければならないのに対し、クラウドサービスを利用すれば機器を購入することなくファイル共有の機能を利用できます。
サービスに申し込めば、インターネット(もしくはVPNや専用線を利用したネットワーク)越しに必要な機能を利用できることから、初期導入コストが抑えられるのがメリットです。
クラウド型で利用できるファイル共有サービスには、Dropbox、OneDrive、Googleドライブなどに代表されるSaaS(Software as a Service)型や、AWSのファイルストレージサービスやAzure Storageに代表されるPaaS(Platform as a Service)型が存在します。
SaaS型は様々な機能が最初から用意されている反面、カスタマイズ性は低くなっており、PaaS型は逆に利用者がカスタマイズする必要がある反面、柔軟性は高くなっています。
一長一短ありますが、クラウドストレージは中小企業で専門的な知識を持ちではない場合はSaaS型のほうが扱いやすいでしょう。
社内ファイルサーバのメリット
社内ファイルサーバを設置すると、どんなメリットがあるのでしょうか。ここでは、そのメリットを確認していきましょう。
ファイルの共有・管理が簡単
まず、ファイルの共有や管理が簡単になるというメリットが挙げられます。個々のPCではなく、ファイルサーバにファイルを保存するということは、重要なドキュメントを一元管理することができることになります。
個々のPCにしかファイルが存在しないと、そのファイルを他の誰かと共有したい場合には、メールなどで送付して更新してもらうしかありません。そうすると、自動的にファイルの複製が出来上がってしまうことになるため、どのファイルが最新かわからなくなってしまいます。
ファイルサーバを構築し、最新ファイルはファイルサーバに保存するというルールにするだけで、ファイルのバージョン管理の手間から解放されます。アプリケーションによっては、ファイルの共有機能を使い、複数のユーザが同時に更新をかけることもできますので、より管理が楽になるでしょう。
アクセス権限を設定できる
ファイルサーバの機能を使えば、アクセス権限の設定も容易にできます。例えば、フォルダごとにアクセス可能なユーザやグループを設定することもできますし、ファイルの参照だけ可能というような制御も可能です。
それによって、部署ごとにフォルダを分けて、その部署に所属する社員だけがフォルダ内のファイルにアクセスできる、といった使い方もできるようになります。
ストレージ容量に柔軟性がある
ファイルサーバは大量のデータを保存することが想定された機器もしくはサービスです。そのため、容量の拡張には簡単に対応できます。
また、「データストア」というフォルダのような単位(製品によって呼び名は異なります)に容量制限を割り当てることができます。大量のファイルを扱う部門には大きい容量を、少ない部門には小さい容量を、というように柔軟性のある容量割り当ても可能です。
社内ファイルサーバのデメリット
社内ファイルサーバを設置するには多くのメリットがある反面、デメリットもあります。ここでは、デメリットについて確認してみましょう。
導入にコストがかかる
新たにファイルサーバを導入するということは、当然、コストがかかります。オンプレミスにファイルサーバ機器を導入するのであれば、機器の購入・設定のための初期費用が必要です。もちろん、機械の導入だけではなく、設置場所やネットワークの敷設、機器の保守などの費用も考慮しなければなりません。
クラウドサービスを利用する場合には、初期費用は少なくてすみますが、利用した分だけ料金がかかります。ストレージのサイズが大きくなれば、その分利用料金は高くなっていきますので注意が必要です。
運用保守が負担になる
今までに利用していなかった機器やサービスが増えるということは、運用保守の手間も増えるということも忘れてはいけません。新たに機器やサービスの利用方法を学ぶ必要があるでしょうし、運用手順などのドキュメントを整備する必要もありそうです。
物理機器を導入している場合は、経年劣化による部品の故障も発生します。ファームウェアなどのソフトウェアに不具合があればパッチ当ての作業も必要になります。
何年か経てばリプレースやバージョンアップが必要になり、新規導入の時とは異なり旧ファイルサーバから新ファイルサーバへのデータ移行や切り替え作業を行わなければなりません。
社内ファイルサーバは業務における重要システムになることは間違いありませんので、運用保守の負担が増えることには考慮が必要です。
社内ファイルサーバを導入する前確認すべきこと
社内ファイルサーバを導入する際には、事前にどのような確認が必要になるのでしょうか。
運用担当者の確保
オンプレミス、クラウドサービスいずれの場合であっても、ファイルサーバを運用できる担当者の確保が必要です。サーバの場合、NASなどのストレージ製品の場合、クラウドサービスの場合、どの形式のファイルサーバを選択するかによって、利用する技術は異なります。
その技術に精通した運用担当者を確保する必要がありますので、社内にそのような人材がいるのか、協力会社から調達可能かどうかは事前に検討しておくべきでしょう。
製品や予備機、ソフトウェアの選定
社内ファイルサーバをどのように使おうとしているのかという要件によって、製品やソフトウェアの選定基準は変わってきます。
単に業務担当者が作成するファイルを保存したいだけなのか、業務システムにて出力されるファイルやログの保管先として使うのか、プリンタやスキャナと接続してPDFファイルの出力場所として使うのか、様々な要件があるはずです。
近年では電子帳簿保存法に対応するための環境を構築したり、電子帳簿保存法に対応したソフトウェアも数多くでてきています。目的に沿ったファイルサーバの構築、環境の準備が必要です。
重要ファイルの保存に使うのであれば、予備機を用意して常時バックアップを取得するというような使い方が必要でしょう。その場合は差分コピーが可能な製品やソフトウェアを利用すればバックアップ時間を短縮できます。
設置場所の確保や環境整備
オンプレミスで社内ファイルサーバを使う場合は、設置場所の確保や設置環境にも考慮が必要です。
重要ファイルが保存されるのであれば、セキュリティ上の観点から事務フロアに置くことは避けた方がよいでしょう。
また、機器の保管に適した温度を24時間365日保てるか、機器の設置に適した電源(ボルト数)の確保が可能か、についても確認しましょう。
通常、設置場所としてはデータセンタが適していますが、初期費用、運用費用共に大きなコストが発生します。ファイルサーバ設置のためだけに新たにデータセンタを準備するというのはコストに見合いませんので、その場合はクラウドサービスを検討するのが良いでしょう。
ネットワーク環境の検討
オンプレミス・クラウドに関わらず、ファイルサーバの設置場所から利用者までのネットワークについても考慮が必要です。場合によってはWANの敷設が必要になるケースもあります。その場合は、ネットワークルーティングやファイアウォールの設定の要否についても確認しておきましょう。
コロナ禍によりテレワークを導入した企業も多いと思いますが、社内に設置したオンプレミスのファイルサーバに自宅からアクセスするような従業員が多い場合、外部からアクセスするためのネットワーク環境を準備する必要があります。またファイルサーバのセキュリティ対策にも注意が必要です。
社外からのアクセスが多いからオンラインストレージを選択したという場合も注意が必要です。公共のネットワークなどを使ってクラウドストレージにアクセスするような場合はセキュリティリスクが高いことを理解しておくことが大切です。
終わりに
今回は、社内ファイルサーバの構築について解説しました。
大前提として業務で使うような重要なデータやファイルが各社員のパソコンの中にしか保存されていないということは大きなリスクがあるので、早急に対応が必要です。
その上で、社内ファイルサーバの構築で重要になるのは、まずは構築の目的を明確化することです。
電子帳簿保存法への対応、社内機密情報などの情報を一元化、各種ドキュメントの共有化など目的によって構築する環境は違ってきます。
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