近年、「ペーパーレス化」という言葉を耳にする機会が増えています。しかし、デジタル化があまり進んでいない企業では、「うちはまだ紙で困っていない」「何からはじめればいいかわからない」と感じているケースも多いのではないでしょうか。
ペーパーレス化は大企業だけの話ではなく、企業規模に関わらず今後ますます重要になる取り組みです。
本記事では、ペーパーレス化がなぜ必要とされているのかをわかりやすく解説しつつ、まずははじめやすい業務やシステムをご紹介します。
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Contents
ペーパーレス化は本当に必要なのか
ペーパーレス化は「流行っているからやるもの」ではありません。企業が継続的に成長していくうえで、避けて通れない課題への対応策として必要性が高まっています。
環境保全の取り組みが求められている
紙の使用は、森林伐採や製造時のエネルギー消費、廃棄時の二酸化炭素排出など、環境に少なからず負荷を与えています。企業には、環境配慮型経営（SDGsやESGへの対応）が求められる時代となり、取引先や顧客からの評価にも影響するケースが増えています。
ペーパーレス化は、環境への配慮を実行しやすい具体的な取り組みの一つであり、企業の社会的責任を果たす手段としても有効です。
テレワークなど多様な働き方に対応
紙の書類が前提の業務フローでは、出社しなければ確認・承認できない作業が多くなりがちです。これでは、テレワークや時差出勤など柔軟な働き方に対応することが難しくなります。
書類がデータ化されていれば、場所を問わず業務が進められ、働き方改革の推進にもつながります。人手不足が深刻化する中、働きやすい環境づくりは人材確保の面でも重要です。
情報漏えい・紛失のリスクが減らせる
紙の書類は、紛失や盗難、誤廃棄といったリスクが常に伴います。また、誰がいつ閲覧したかを管理することも困難です。
デジタル化することで、アクセス権限の設定や閲覧履歴の管理が可能となり、情報セキュリティの強化につながります。バックアップ体制を整えれば、災害時のデータ消失リスクも低減できます。
データ化・オンライン化による業務効率化
紙の書類は探すだけでも時間がかかり、複数人で同時に確認・編集することもできません。
一方、データで管理すれば検索が容易になり、共有や修正もスピーディーに行えます。業務の属人化を防ぎ、引き継ぎの負担軽減にもつながるため、日常業務の生産性向上に大きく貢献します。
紙代・印刷代・保管スペースなどコスト削減
紙代やインク代だけでなく、プリンターの保守費用、書類保管用のキャビネットや倉庫スペースなど、紙を使い続けることで発生するコストは想像以上に多くなります。
ペーパーレス化を進めることで、これらの継続的なコストを削減でき、長期的には大きな経費削減につながります。
電子帳簿保存法など法改正への対応
電子帳簿保存法やe-文書法の改正により、国は帳簿や書類の電子保存を積極的に後押ししています。特に、電子取引データの電子保存義務化など、対応を怠ると法令違反になるケースもあります。
ペーパーレス化は、単なる業務改善ではなく、法令遵守の観点からも重要な取り組みとなっています。
デジタル社会から取り残されない
大企業を中心に、すでに多くの企業が業務のデジタル化を進めています。取引先とのやり取りが電子データ前提になる場面も増えており、紙運用のままでは対応が難しくなるケースも出てきます。
今後のビジネス環境に適応していくためにも、ペーパーレス化は避けられない流れといえるでしょう。
ペーパーレス化は政府も推奨している
ペーパーレス化は、企業の自主的な取り組みだけでなく、国の政策としても推進されています。働き方改革の具体策の一つとして、業務のデジタル化や書類の電子化が位置づけられています。
行政手続きのオンライン化や、電子契約の普及なども進んでおり、企業側にも対応が求められています。今後さらにデジタル化が進むことを考えると、早めに取り組んでおくことで将来的な負担を軽減できます。
ペーパーレス化を進める上での課題
必要性は理解していても、実際に進めようとするといくつかの壁に直面することがあります。事前に課題を把握しておくことで、無理のない導入が可能になります。
導入コストが必要
システム導入や機器購入など、初期投資が必要になる場合があります。特に中小企業では、コスト面が大きなハードルと感じられやすいです。
ただし、最近では月額数千円から利用できるクラウドサービスも増えており、すべてを一度に導入する必要はありません。段階的に進めることで負担を抑えることが可能です。
ITリテラシーが必要
社員全員が新しいシステムを使いこなせなければ、かえって業務が滞ってしまう恐れがあります。
そのため、操作が直感的で、サポート体制が整っているサービスを選ぶことが重要です。また、簡単なマニュアル整備や社内説明の時間を確保することも成功のポイントとなります。
業務内容に変更が生じる
紙からデジタルに切り替えると、申請方法や承認フローなど業務プロセスが変わることがあります。最初は戸惑いが生じることも少なくありません。
しかし、業務の見直しを行うことで無駄な作業が可視化され、結果的に業務改善につながるケースも多くあります。
手軽にはじめられるペーパーレス化システム
ペーパーレス化は、いきなり全社的に進める必要はありません。導入ハードルが低く、比較的低コストではじめられる業務から小さく取り組むのがおすすめです。
経費精算システム
領収書による経費精算や交通費申請などは、紙運用が多く残っている業務の代表例です。
スマートフォンで領収書を撮影し、そのまま申請できるシステムを導入すれば、紙の提出や保管が不要になります。経理担当者の入力作業も削減でき、ミス防止にもつながります。
文書管理ツール
契約書や社内資料、マニュアルなど、さまざまな文書を電子データで一元管理できるツールです。スキャナ保存制度に対応したサービスを利用すれば、証憑書類の電子保存も可能になります。
検索機能により必要な書類をすぐに見つけられるため、探す時間の削減にも効果的です。
給与明細システム
給与明細は、毎月必ず発生する定型業務であり、ペーパーレス化の効果を実感しやすい分野です。また、業務に直接的な影響がないため、業務フローを見直す必要もありません。
印刷・封入・配布の手間がなくなるだけでなく、従業員はスマートフォンやパソコンからいつでも明細を確認できます。過去の明細も簡単に閲覧でき、再発行の手間も不要になります。
おすすめなのが、給与明細の電子化を手軽に実現できる「スマ給（https://sma-9.com/）」です。費用を抑えて導入でき、初期設定もまるごとお任せ可能で、操作もシンプルなため、デジタル化が進んでいない企業でも導入しやすいのが特徴です。
まずは給与明細からペーパーレス化を進めることで、社員の理解も得やすく、次のデジタル化施策につなげやすくなります。
給与明細の印刷・封入・配布にどれくらい時間をかけていますか？
スマ給なら、給与明細をWebで配信するだけで業務負担を大幅に軽減。
低コスト・かんたん導入で、すぐにペーパーレス化を始められます。
まとめ：難しく考えすぎずに業務への影響が少ないところからはじめてみませんか
ペーパーレス化の必要性は、環境対策、働き方改革、業務効率化、法令対応など、さまざまな観点から高まっています。企業規模に関係なく、今後の経営を考えるうえで避けて通れないテーマといえるでしょう。
一方で、すべての業務を一度にデジタル化する必要はありません。経費精算や給与明細など、影響範囲が限定され、効果を実感しやすい業務から取り組むことで、無理なくペーパーレス化を進めることができます。
まずは小さな一歩から始めて、少しずつ社内のデジタル化を進めていくことが、結果的に大きな業務改善とコスト削減につながります。ペーパーレス化を「難しい取り組み」と捉えすぎず、できるところから着実に進めてみてはいかがでしょうか。
