「業務を効率化したい」と思いながらも、日々の業務に追われ、改善まで手が回らない——
そんな企業担当者の方も多いのではないでしょうか。
実は、毎月当たり前のように行っている業務の中にこそ、見直すことで大きな効果が出る改善ポイントがあります。
ITによる業務改善は、大がかりなDXを進めることではなく、日々の業務を少しずつラクにしていく取り組みです。
本記事では、ITを活用した業務改善の考え方や、改善につながりやすい業務の見つけ方を、ITに詳しくない方にもわかりやすく解説します。
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Contents
ITによる業務改善・業務効率化とは？
業務効率化とは、仕事を早く終わらせることだけを指すものではありません。
現場にあるムダや手戻り、特定の人に依存した業務（属人化）を減らし、安定して仕事が回る状態をつくることが、本来の目的です。
ITによる業務効率化は、人の代わりにすべてを自動化することではなく、「仕組み」で仕事をラクにする手段だと考えるとわかりやすいでしょう。
手作業や確認作業を減らし、情報を整理・共有しやすくすることで、担当者の負担を軽減しながら業務の質を保つことができます。
また、業務効率化というと「DXを進めなければならない」と身構えてしまう方も少なくありません。
しかし、最初から大きな変革を目指す必要はありません。
日々の業務を一つひとつ見直し、改善を積み重ねていくことが、結果としてDXにつながっていきます。
多くの企業が抱える業務改善の課題
担当者が忙しく、改善まで手が回らない
業務改善の必要性を感じていても、「目の前の仕事で手いっぱい」「改善を考える時間がない」という声はよく聞かれます。
特に少人数の企業や、情シス・総務を兼任している担当者ほど、改善したくても後回しになりがちです。
作業が人に依存している（属人化）
「この作業は○○さんしか分からない」
そんな状態が続くと、業務がブラックボックス化し、担当者不在時の対応や引き継ぎが大きな負担になります。
属人化は、業務効率だけでなく、組織全体のリスクにもつながります。
同じような作業を毎月・毎年繰り返している
毎月の締め作業や定型業務など、内容がほとんど変わらない作業を、同じ手順で続けているケースも少なくありません。
こうした業務は「慣れているからこそ」改善の対象になりにくく、ムダや非効率が見過ごされがちです。
「非効率」と感じつつ放置されている業務
「少し手間だけど、我慢すれば回っている」
「改善するほどでもない気がする」
こうした理由で放置されている業務も、多くの企業に存在します。
しかし、その積み重ねが担当者の負担を増やし、本来注力すべき業務に時間を使えなくしている原因になっています。
IT導入で業務改善が進む理由
ITを導入することで業務改善が進みやすくなるのは、「人が頑張らなくても業務が回る仕組み」をつくれるからです。
感覚や経験に頼っていた業務を整理し、誰が担当しても同じ品質で進められる状態を目指せます。
手作業・確認作業を減らせる
ITツールを活用すると、これまで人が行っていた入力・転記・チェックといった手作業を減らすことができます。
確認のために何度もやり取りする必要がなくなり、作業時間の短縮だけでなく、担当者の心理的な負担も軽減されます。
業務の流れを整理・標準化できる
IT導入を進める過程では、
「この作業はなぜ必要なのか」「どの順番で行っているのか」
といった業務の流れを見直すことになります。
その結果、属人化していた作業が整理され、誰でも分かる業務フローとして標準化しやすくなります。
作業時間・工数を見える化できる
業務をITで管理することで、どの作業にどれくらいの時間や手間がかかっているのかを把握しやすくなります。
見える化されることで、改善すべきポイントが明確になり、「なんとなく忙しい」という状態から抜け出しやすくなります。
ミス・抜け漏れ・問い合わせ対応を減らせる
手作業が多い業務ほど、入力ミスや確認漏れが起こりやすくなります。
ITを活用して業務を仕組み化することで、こうしたミスや抜け漏れを防ぎやすくなり、結果として社内外からの問い合わせ対応も減らすことができます。
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業務改善につながりやすい業務領域
業務改善を進める際は、「どこから手を付けるか」がとても重要です。
すべての業務を一度に変えようとするのではなく、改善効果が出やすい業務領域から取り組むことで、無理なく進められます。
バックオフィス業務
経理・総務・人事といったバックオフィス業務は、毎月決まったタイミングで発生する定型業務が多いのが特徴です。
業務内容が大きく変わらないため、一度改善するとその効果が毎月積み上がっていきます。
担当者の作業負担が軽くなるだけでなく、業務全体の流れを整理しやすい点も、改善に向いている理由のひとつです。
情報共有・管理業務
社内連絡、資料の保管場所、承認フローなど、情報共有に関わる業務も改善効果が出やすい領域です。
情報がメール・チャット・個人のフォルダなどに分散していると、確認作業や探す時間が増え、無駄な工数が発生します。
情報の流れを整理し、「どこを見れば分かるか」を明確にするだけでも、日々の業務効率は大きく変わります。
申請・帳票・管理業務
申請書や帳票の作成・配布・回収・保管といった業務は、工程が多く、手間がかかりやすいのが特徴です。その分、改善ポイントを見つけやすく、業務改善の効果も実感しやすい領域といえます。
「誰が・いつ・何をするのか」を整理することで、手戻りや確認作業を減らし、業務をスムーズに進めやすくなります。
業務改善の第一歩は「ルーティン業務」を見直すこと
業務改善というと、「新しいシステムを入れる」「業務フローを大きく変える」といった特別な取り組みをイメージしがちです。
しかし、実際には日々繰り返しているルーティン業務こそ、改善に取り組みやすく、効果も実感しやすいポイントです。
業務改善は「特別な業務」から始める必要はない
業務改善は、全社を巻き込んだ大きな施策から始める必要はありません。
給与明細の発行や各種管理業務など、どの会社でも毎月必ず発生する業務は、業務内容が決まっている分、改善を取り入れやすいのが特徴です。
こうしたルーティン業務を見直し、手順をシンプルにしたり、仕組み化したりするだけでも、担当者の負担は大きく軽減されます。
頻度が高い業務ほど改善効果が大きい
業務改善では、「どれだけ頻繁に発生しているか」という視点も重要です。
毎月・毎週行っている業務は、一度改善するとその効果が何度も積み重なっていきます。
特に、担当者が「当たり前」と感じている作業ほど、ムダや手間が見過ごされがちです。
ルーティン業務を見直すことで、本来注力すべき業務や、より付加価値の高い仕事に時間を使えるようになります。
業務改善の具体例：給与明細業務の見直し
こうしたルーティン業務の中でも、毎月必ず発生し、担当者の負担になりやすいのが給与明細業務です。
作成・確認・配布・問い合わせ対応まで含めると、意外と多くの時間と手間がかかっているケースも少なくありません。
たとえば、給与明細業務を仕組み化できる給与明細WEB配信システム「スマ給」を活用すれば、
毎月の作業をシンプルにし、担当者の負担を軽減することができます。
まずはこうした身近なルーティン業務から見直すことが、無理なく業務改善を進めるポイントです。
給与明細の印刷・封入・配布にどれくらい時間をかけていますか？
スマ給なら、給与明細をWebで配信するだけで業務負担を大幅に軽減。
低コスト・かんたん導入で、すぐにペーパーレス化を始められます。
業務改善は身近な業務から始めよう
業務改善というと、大がかりなDXやシステム刷新を想像してしまいがちですが、最初からそこまで構える必要はありません。
毎月繰り返している業務をひとつ見直すだけでも、作業時間の短縮や負担軽減といった効果は十分に期待できます。
特にルーティン業務は、一度改善すればその効果が積み重なり、日々の業務を着実にラクにしてくれます。
「どの業務から手を付ければいいかわからない」
「ツール選定や運用まで考える余裕がない」
そんな場合は、無理に社内だけで進める必要はありません。
業務改善は、ツール選定から導入、運用までを
プロに相談しながら進めるという選択肢もあります。
身近な業務から少しずつ改善を進め、現場の負担を減らす一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。
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