「生成AIを業務に取り入れたいけれど、何から始めればよいかわからない」「AIツールを導入したものの、思うように活用できていない」という企業も多いのではないでしょうか。
AIにはさまざまな種類があり、活用できる業務も幅広いため、自社だけで導入方法を検討するのは簡単ではありません。そこで注目されているのが、業務の整理からAIの導入、現場への定着までを支援する「AI伴走」です。
この記事では、AI伴走サービスの意味や具体的な支援内容、活用しやすい業務、利用するメリットについて、初心者向けにわかりやすく解説します。
Contents
AI伴走とは？
AI伴走とは、企業の業務や課題を整理し、自社に合ったAIの使い方を一緒に考え、実践や改善まで継続的に支援するサービスです。
生成AIの操作方法を教えるだけではなく、「どの業務に使うのか」「どのような手順で運用するのか」といった部分から相談できます。
AIツールを導入するだけのサービスではない
AI伴走の目的は、単に新しいAIツールを導入することではありません。
高機能なツールを契約しても、自社の業務に合っていなかったり、現場の社員が使いこなせなかったりすれば、十分な効果は得られません。
AI伴走では、まず現在の業務や困りごとを確認し、AIを活用できそうな作業を探します。そのうえで実際の業務を使って試し、効果や使いやすさを確認しながら運用方法を整えていきます。
「AIを導入すること」ではなく、「AIを業務で継続的に使える状態にすること」が大きな目的です。
AI研修・コンサルティングとの違い
AI研修は、AIの基礎知識やツールの操作方法など全員が同じ内容を学ぶことが中心です。
一方、AIコンサルティングは、導入方針や活用戦略などの提案を中心とするケースが多く見られます。
AI伴走では、知識や提案を提供するだけでなく、企業の担当者と一緒に実際の業務を整理し、試行や改善を繰り返していきます。
ただし、これらの区分に明確な決まりがあるわけではありません。研修やコンサルティングに伴走支援が含まれている場合もあるため、利用するときは具体的な支援範囲を確認しましょう。
AIは便利だと知っているけれど、実際にどう使えばよいのか、安全に使えるのかがわからないという方へ。
その疑問を、個々の仕事内容に合わせて解決方法を一緒に探します。
なぜ企業にAI伴走が必要なのか？
AIツールを導入する企業は増えていますが、導入しただけで業務がすぐに効率化されるわけではありません。ここでは、企業がAI活用で直面しやすい課題を紹介します。
何から始めればよいかわからない
AIは文章作成やデータ分析、画像生成、情報整理など、さまざまな業務に利用できます。そのため、選択肢が多すぎて、どこから取り組むべきか判断できないことがあります。
ツール選びから始めると、導入そのものが目的になってしまう可能性もあります。まずは日々の業務や困りごとを整理し、AIを使う目的を明確にすることが大切です。
AIを導入しても現場で使われない
AIツールを導入しても、一部の社員しか利用していないケースは少なくありません。
「どの業務で使えばよいかわからない」「期待した回答が得られない」「確認や修正に時間がかかる」といった理由から、次第に使われなくなることもあります。
AIを定着させるには、現場の業務に合わせた使い方や手順を整え、社員が無理なく利用できる環境を作る必要があります。
AIに詳しい人材が社内にいない
AIに関する技術やサービスは変化が速く、最新情報を追いながら自社に適したツールを選ぶには時間がかかります。
担当者が通常業務と並行して情報収集や検証を行うと、負担が集中してしまいます。外部の支援を利用すれば、AI人材をすぐに採用できない企業でも、必要な知識を補いながら導入を進められます。
セキュリティや利用ルールに不安がある
業務でAIを利用する場合は、機密情報や個人情報の取り扱いに注意が必要です。また、AIの回答には誤りが含まれる可能性があるため、そのまま利用するのではなく、人による確認も欠かせません。
入力してはいけない情報や利用できるツール、生成結果の確認方法などを決めずに利用を始めると、情報漏えいや誤情報の使用につながるおそれがあります。
AI伴走では何を支援してもらえる？
具体的な支援内容はサービスによって異なりますが、一般的には次のような支援を受けられます。
業務と課題の整理
まずは、現在行っている業務を確認し、時間がかかっている作業や繰り返し発生している作業を洗い出します。
その中からAIに向いている業務と、人による判断が必要な業務を分け、優先順位を決めます。相談時点で活用したい業務が決まっていなくても、困りごとの整理から始められます。
AI活用方法とツールの検討
整理した課題をもとに、生成AIやOCR、業務自動化ツールなどから適した方法を検討します。
機能だけでなく、費用や操作性、セキュリティ、既存システムとの相性なども確認することが重要です。
実際の業務を使った試行
AIの効果は、説明を聞くだけでは判断できません。実際の業務やそれに近いサンプルを使い、小さな範囲で試す必要があります。
作業時間をどの程度短縮できるか、必要な品質を保てるか、社員が無理なく使えるかを確認し、問題があれば使い方を調整します。
プロンプトや業務手順の作成
生成AIから適切な回答を得るには、指示文である「プロンプト」を工夫する必要があります。
AI伴走では、繰り返し使えるプロンプトのテンプレートや、入力・確認・修正までの業務手順を作成します。担当者が変わっても同じように利用できる形にすることで、属人化を防ぎやすくなります。
社内ルールとセキュリティ対策の整備
AIに入力してはいけない情報や、利用を認めるツール、生成結果を確認する手順などを決めます。
すべてを禁止するのではなく、安全に活用するための基準を明確にすることが重要です。
運用開始後の改善と定着支援
AIは一度導入して終わりではありません。実際に使うと、回答が安定しない、手順がわかりにくいなどの課題が見つかることがあります。
利用状況や社員の意見を確認しながら、プロンプトや手順を改善し、活用できる業務を少しずつ広げていきます。
AIは便利だと知っているけれど、実際にどう使えばよいのか、安全に使えるのかがわからないという方へ。
その疑問を、個々の仕事内容に合わせて解決方法を一緒に探します。
AI伴走で活用しやすい業務例
AIは、特に文章やデータを扱う定型的な業務で活用しやすい傾向があります。
メール・文章作成
メールの返信案や社内通知、案内文、報告書などのたたき台を作成できます。伝えたい内容や相手、文章の雰囲気を指定すれば、目的に合った文面を作りやすくなります。
資料作成・情報整理
長い資料の要約や会議資料の構成、複数案の比較、議事録の整理などに活用できます。ゼロから作成する負担を減らし、人は内容の確認や調整に集中できます。
集計・分析
表計算データの整理や集計、傾向の分析、グラフ作成、報告コメントの作成などを支援できます。ただし、計算結果や分析内容は必ず人が確認しましょう。
経理・バックオフィス業務
領収書や請求書の読み取り、データの分類・転記、社内規程の検索、定型的な問い合わせへの回答案作成などに活用できます。
営業・マーケティング業務
提案書の構成や商談内容の要約、SNS投稿、コラムの企画、顧客情報の整理などにも活用できます。過去の資料や自社の特徴を踏まえた指示を出すことで、より実用的な案を作れます。
AI伴走サービスを利用するメリット
自社に合ったAI活用方法が見つかる
一般的な活用事例を知るだけでなく、自社の業務や課題をもとに検討できるため、実務で役立つ使い方を見つけやすくなります。
AI導入担当者の負担を軽減できる
ツールの調査や選定、検証、社内説明などを外部の専門家と分担できます。担当者一人に知識や作業が集中することも防ぎやすくなります。
現場に定着しやすくなる
実際に利用する社員のスキルや既存の業務フローに合わせて、プロンプトや手順を調整できます。無理なく使える運用方法を作ることで、導入後も継続しやすくなります。
社内にAI活用のノウハウが残る
支援を通じて作成したプロンプト、業務手順、社内ルール、自動化の仕組みなどを社内に残せます。単に業務を代行してもらうのではなく、支援終了後も自社で改善を続けられることがメリットです。
AI伴走に関するよくある質問
AIやITに詳しくなくても利用できますか？
はい。AI伴走は、AIに詳しくない企業や、何から始めればよいかわからない企業にも適した支援です。専門用語を理解していなくても、現在の業務や困りごとを説明するところから始められます。
活用したい業務が決まっていなくても相談できますか？
相談できます。「手作業が多い」「同じ文章を何度も作っている」など、日常的な悩みをもとに業務を整理し、AIを活用できる部分を探します。
小規模な会社でも利用できますか？
利用できます。AI伴走では、会社全体に大規模なシステムを導入するだけでなく、一つの業務から試すことも可能です。会社の規模より、改善したい業務や目的があるかどうかが重要です。
AI伴走を利用すれば、すべての業務を自動化できますか？
すべての業務を自動化できるわけではありません。複雑な判断や責任を伴う業務、例外が多い業務などは、人による対応や確認が必要です。
AIに任せる部分と人が担当する部分を整理し、適切に組み合わせることが大切です。
AI伴走にはどのくらいの期間がかかりますか？
対象となる業務や支援内容によって異なります。短期間で特定の業務を試す場合もあれば、導入から定着まで数か月かけて支援を受ける場合もあります。事前に支援範囲や目標、期間を確認しておきましょう。
AI伴走は「自社で使えるAI」を見つけるための支援
AI伴走は、AIツールを導入するだけではなく、業務の整理から活用方法の検討、実践、改善、定着までを一緒に進める支援です。
AIの活用方法が決まっていない段階でも、日々の困りごとを整理するところから相談できます。小さな業務から試し、プロンプトや業務手順、利用ルールを整えることで、現場でも継続して使いやすくなります。
「AIを業務に取り入れたいものの、何から始めればよいかわからない」という場合は、AI伴走サービスを利用し、自社に合った活用方法を探してみてはいかがでしょうか。
AIは便利だと知っているけれど、実際にどう使えばよいのか、安全に使えるのかがわからないという方へ。
その疑問を、個々の仕事内容に合わせて解決方法を一緒に探します。
