社内ヘルプデスクの重要性とは?業務内容とアウトソース活用ポイント

社内ヘルプデスクという仕事をご存知でしょうか?社内のネットワークやパソコン操作、ITに関することについて問い合わせをメールや電話で受ける部門のことを言います。 …続きを読む
中小企業を悩ませる
社内ヘルプデスクをアウトソーシング
社内ITに関する問題はヘルプデスクに集まってきます。
社内ヘルプデスクはITを活用している企業において、従業員の業務が止まってしまわないようスムーズに進めるためにサポートする部門で、欠かすことのできない存在なのです。
従業員数の多い中規模、大規模な企業ですと、部門として社内ヘルプデスクが存在しますが、中小企業では専任の担当者を設置することができない場合がほとんどです。
ヘルプデスクは一定以上のニーズがあり、重要性が増しているにもかかわらず、対応範囲が多岐に渡り業務負荷が高い機能と言えるでしょう。
中小企業ではITに詳しい担当者が、社内SEとしての役割と、ヘルプデスクの役割を対応しているケースが多いと言われていますが、ヘルプデスク業務は負荷が一定ではなく予測しずらいこともあり本業に影響が生じ、ヘルプデスクのメリットを享受できない可能性が高いと言えるでしょう。
また属人的な状況を生み出しやすく、担当者の労働環境が悪化することで、離職率が高まるでしょう。このようなIT人材の流出は中小企業にとってダメージも大きいと言えます。近年IT人材の人手不足が深刻化しており、スキルのある経験者を採用するためには非常に多くの採用コストが必要となります。
ヘルプデスクの負荷を経験するため、従業員のITリテラシーを向上するための研修を定期的に行い、一定レベルのITスキルを見に付けることも大切です。余計な時間が取られると思われがちですが、ITスキルを取得することである程度の問題は自己解決することも可能になるでしょうし、セキュリティに対しての知識が身につけば、大抵のセキュリティリスクは回避することが可能になります。
ヘルプデスクの業務は、問題発生時に解決することだけではなく、問題が発生しないように、問題が発生しても自己解決できるように、従業員のITリテラシーを向上することも業務の1つだと考えたほうが良いでしょう。
詳しくは関連コラムをご覧ください
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現代におけるITシステムは企業運営に欠かせません。またシステム障害は影響度によっては企業運営に甚大な損害をもたらす可能性があります。社内の従業員がサービス、ツールを効率的に使いこなすことで生産性が向上し、トラブルを迅速に解決することで、円滑な企業運営が期待できるでしょう。
ヘルプデスクがあることで、従業員はいつでも問い合わせることのできる安心感を持つことができます。またプロフェッショナルが対応することで、トラブル対応をスムーズに解決でき、従業員満足度の向上が期待できるでしょう。
社内ヘルプデスク業務をアウトソースすることで、これまで対応していた担当者の負荷が軽減され、本来の業務改善、事業企画に関する業務に集中することができる。
また、負荷が軽減されることにより離職率が改善されることが期待できる。
概要をヒアリング。オンラインでも可能です。
お伺いさせていただき、概要をヒアリングさせていてだきます。
ご要望や、将来的に実現したいこと、何でもご相談ください。
オンラインでのご相談も可能なので、遠方の方でもご対応可能です。
主には、現状のIT環境の確認、お困りごと、ご要望をおうかがいいたします。
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訪問時の内容から保守費用のお見積。
ご訪問時の内容から保守費用のお見積りをご提示させていただきます。
ご要望をヒアリングさせて頂いた内容からリモートプラン、定期訪問プランのどちらが最適かもご提案させていただきます。
サービス範囲など決定し、基本契約書を締結。
ご不明な点などは、詳しくご説明いたしますので、遠慮なくご質問ください。
すべてご理解いただき、ご発注いただければと思います。
また、ご発注いただく際に秘密保持契約書も締結させていただいております。
貴社のIT環境・マニュアルの有無などの詳細を調査し、保守契約書を作成。
貴社のIT環境などの詳細を調査、ヒアリングさせていただきます。
また各種マニュアルのご用意、従業員様の環境などを詳しくお聞かせください。
その他にも、現状のお困りごと、ご要望などを詳しくおうかがいいたします。
所定日時から社内ヘルプデスク業務を開始。なんでもご相談ください。
ヘルプデスクサービス内容を盛り込みました契約書を締結いただきます。
専用のダイヤルや問い合わせメールアドレスの準備が完了しましたら、所定の日時からヘルプデスク業務を開始いたします。どのようなことでもご相談ください。
ご担当者様との定期的なミーティングなどのご協力、よろしくお願いいたします。