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IT資産管理

煩雑になりがちな
IT資産管理をアウトソース

近年、クラウド型サービスやサブスクリプション型のサービスが急速に普及し、あらゆるITシステム、ソフトウェアを資産ではなくサービスとして利用する機会が急増しています。

しかし、IT資産は減っているような状況でも、企業が保有するIT関連の資産を管理するIT資産管理の重要性は高まっていることはご存知でしょうか?

では、なぜIT資産管理が重要なのでしょうか。一般的にIT資産管理を正確に行うためには日々の運用・管理が必要となり、大きな手間と労力がかかることは間違いないでしょう。では、なぜ手間や労力をかけてまで企業はIT資産管理を行うのでしょうか。

大きな要因としては、DX(デジタルトランスフォーメーション)推進、デジタル化の促進、テレワーク・ハイブリッドワークの普及、オフィスの縮小化・分散化といった変化の大きい昨今のIT環境において、運用コストの最適化、コンプライアンスの遵守、セキュリティ強化の観点で見ると、IT資産管理を適正に運用することで多くのメリットがあるからなのです。

IT資産管理とは、ハードウェア・ソフトウェア・ライセンス(購入したソフトウェアの使用権)といった、IT資産の管理を指す言葉です。IT資産の棚卸しや台帳での管理を行うことで、セキュリティ対策やコンプライアンス対応、コスト削減が可能です。

詳しくは関連コラムをご覧ください

IT資産管理の必要性とは?運用が煩雑になりがちだが管理ツールは必須なのか?
IT資産管理の必要性とは?運用が煩雑になりがちだが管理ツールは必須なのか?

近年、クラウド型サービスやサブスクリプション型のサービスが急速に普及し、あらゆるITシステム、ソフトウェアを資産としてではなくサービスとして利用する機会が急増 …続きを読む

IT資産管理を自社で行う場合の手順

では基本的なIT資産管理の整理プロセスをご紹介します。これは企業の規模や状況によって異なりますので、参考までにご参照いただければと思います。

  1. IT関連すべてのモノ、サービスを棚卸する。
  2. 管理対象を抽出する。
  3. 有形資産、無形資産、ITサービスの区分を整理する。
  4. 資産区分、利用区分を整理する。
  5. IT資産管理台帳(Excel)へ展開する。
  6. 管理番号を採番しラベリングを行う。
  7. 運用ルールを検討し、年間〜中長期の運用計画を立案する。

はじめに棚卸しを行うことで、時間はかかりますが、概ね整理する事ができます。重要なのは、運用ルールや運用計画の立案です。近年ではハードウェア資産をクラウドサービスに移行したり、パソコンをノート型からタブレット型に移行したり、Officeライセンスをサブスクリプション型に切り替えたりなど、DX推進の動きもあり、IT資産管理にも中長期的な運用計画が求められています。

IT資産管理を行う目的とは

IT資産を適切なコストで運用する

IT資産を適切な
コストで運用する

近年ではIT資産だけでなく、SaaS型、サブスクリプション型サービスなどの利用状況と併せて管理する事が求められます。
サブスク型のソフトウェアやサービスなどが急増している昨今、ライセンス管理は複雑化していますが、適切に管理することで、余剰なライセンスの契約して余計なコストが発生するような状況を防げます。

コンプライアンスを遵守する

コンプライアンスを
遵守する

無形資産であるソフトウェアを、ライセンス規約に準じて正しく利用することはコンプライアンスの観点から非常に重要です。しかし悪意のある不正利用以外にも、認識の違いや不注意でライセンス違反を行ってしまう事があります。
ソフトウェアやライセンスは無形な資産であることから目に見えません。情報をしっかり可視化し、厳密に管理しコンプライスを遵守することが求められます。

セキュリティを強化する

セキュリティを
強化する

OSの状態が最新であるか、アプリケーションの状態が最新であるか、ウィルス対策ソフトの状態が最新であるか、許可されていない不正なアプリケーションがインストールされていないかなど、セキュリティの弱点を突いて、情報漏洩やサイバー攻撃の被害にあうリスクを低減させるために、IT資産管理と併せ、セキュリティの対応状況を適切に管理する事が求められます。

IIT資産管理の対象となるもの

  • PC(パソコン)

  • 社用スマートフォン

  • サーバー

  • タブレット

  • ネットワーク機器

  • プリンタや複合機

  • 各種周辺機器

  • ソフトウェア

  • ライセンス

ITボランチのIT資産管理サービスの特徴

管理台帳の作成から運用まで対応
初回、貴社へご訪問し、各種機器情報、各PCの調査などIT機器、ソフトウェアの棚卸しを行い、IT管理台帳を作成します。日々のIT資産の更新、廃棄などのタイミングも弊社が台帳の管理を行いますので、IT資産管理に関する業務は丸投げいただけます。
パソコン故障時の対応は全てお任せいただけます
パソコンが故障してしまったら、修理手配から代替機(予備機をお預かり)の準備まで弊社で対応が可能です。また、新入社員などのパソコン手配なども弊社でお預かりしている予備機または調達も含めて対応いたします。
廃棄PCの処理もいたします
廃棄予定のパソコンの処理や、ハードディスクのデータ消去なども弊社で対応が可能です。マニフェクトが必要な場合のご対応もしております。
パソコンを安全に廃棄したい場合にご利用ください。
リモートでの対応で迅速化
問い合わせの内容によっては、リモートで機器を操作させていただいたほうが早く解決できる場合がございます。リモート対応のご契約をいただいている場合は迅速な対応が可能です。
キッティングも代行いたします
新規購入したパソコンや、退職による返却されたパソコン、新規入社された方へのパソコンの支給時などのキッティング作業も行います。
IT機器に関しての運用は全てお任せいただけます。

ITボランチサービス内容

IT資産管理台帳の作成
SERVICE.1

IT資産管理台帳の
作成

IT資産管理の運用
SERVICE.2

IT資産管理の
運用

代替機の手配、発送
SERVICE.3

代替機の
手配、発送

廃棄パソコンの処理
SERVICE.4

廃棄パソコンの
処理

予備機の保管・管理
SERVICE.5

予備機の
保管・管理

故障機器の修理手配
SERVICE.6

故障機器の
修理手配

IT資産管理をアウトソースするメリット

IT資産管理を行う為には多くの作業が発生します。企業規模にもよりますが、一時的な作業のために人的リソースを確保する必要がでてきます。
この点においては自社で人的リソースを確保するのが難しいケースもあるでしょう。またアサインできたとしても、初期に発生する作業が一番多くのリソースを必要とするので、運用フェーズに入ってしまえばそれほどのリソースは必要なくなりますので、社員として増員をしてしまうと余剰なリソースが発生する可能性も高いのです。
社員に負荷をかけてしまうような体制を組み無理に自社でアサインするよりも、作業実務は外部ベンダーにアウトーソーシング(外部委託)するのも選択肢としてご検討いただいてはいかがでしょうか。
IT保守、サポートを行っている外部ベンダーであれば、IT資産管理に関するノウハウも蓄積されていて、様々なケースにも対応できるでしょうし、貴社に適した管理方法を提案してくれるはずです。
なにより、一時的な作業でリソースが必要となった場合でも、アウトソーシングすればリソースの確保も含めてベンダーが対応してくれますので、内製で余剰な人員を確保する必要がなく、コストの最適化が図れます。

IT保守サービス利用の流れ

FLOW.1お問い合わせ

概要をヒアリング。オンラインでも可能です。

お伺いさせていただき、概要をヒアリングさせていてだきます。
ご要望や、将来的に実現したいこと、何でもご相談ください。
オンラインでのご相談も可能なので、遠方の方でもご対応可能です。
主には、現状のIT環境の確認、お困りごと、ご要望をおうかがいいたします。

FLOW.2ご訪問

概要をヒアリング。オンラインでも可能です。

お伺いさせていただき、概要をヒアリングさせていてだきます。
ご要望や、将来的に実現したいこと、何でもご相談ください。
オンラインでのご相談も可能なので、遠方の方でもご対応可能です。
主には、現状のIT環境の確認、お困りごと、ご要望をおうかがいいたします。

FLOW.3お見積り

訪問時の内容から保守費用のお見積。

ご訪問時の内容から保守費用のお見積りをご提示させていただきます。
ご要望をヒアリングさせて頂いた内容からリモートプラン、定期訪問プランのどちらが最適かもご提案させていただきます。

FLOW.4ご契約・ご発注

サービス範囲など決定し、基本契約書を締結。

ご不明な点などは、詳しくご説明いたしますので、遠慮なくご質問ください。
すべてご理解いただき、ご発注いただければと思います。
また、ご発注いただく際に秘密保持契約書も締結させていただいております。

FLOW.5環境の準備

貴社のIT環境・社用パソコンやデバイスの詳細を調査し、保守契約書を作成。

貴社のIT環境などの詳細を調査、ヒアリングさせていただきます。
全てのIT資産、パソコン内のライセンスなどを棚卸ししてIT危機管理台帳の作成をいたします。
その他にも、現状のお困りごと、ご要望などを詳しくおうかがいいたします。

FLOW.6サービス開始

所定日時からIT資産管理運用業務を開始。なんでもご相談ください。

IT資産管理サービス内容を盛り込みました契約書を締結いただきます。
所定の日時からIT資産管理業務を開始いたします。どのようなことでもご相談ください。
ご担当者様との定期的なミーティングなどのご協力、よろしくお願いいたします。