IT資産管理の必要性とは?運用が煩雑になりがちだが管理ツールは必須なのか?

近年、クラウド型サービスやサブスクリプション型のサービスが急速に普及し、あらゆるITシステム、ソフトウェアを資産としてではなくサービスとして利用する機会が急増 …続きを読む
煩雑になりがちな
IT資産管理をアウトソース
近年、クラウド型サービスやサブスクリプション型のサービスが急速に普及し、あらゆるITシステム、ソフトウェアを資産ではなくサービスとして利用する機会が急増しています。
しかし、IT資産は減っているような状況でも、企業が保有するIT関連の資産を管理するIT資産管理の重要性は高まっていることはご存知でしょうか?
では、なぜIT資産管理が重要なのでしょうか。一般的にIT資産管理を正確に行うためには日々の運用・管理が必要となり、大きな手間と労力がかかることは間違いないでしょう。では、なぜ手間や労力をかけてまで企業はIT資産管理を行うのでしょうか。
大きな要因としては、DX(デジタルトランスフォーメーション)推進、デジタル化の促進、テレワーク・ハイブリッドワークの普及、オフィスの縮小化・分散化といった変化の大きい昨今のIT環境において、運用コストの最適化、コンプライアンスの遵守、セキュリティ強化の観点で見ると、IT資産管理を適正に運用することで多くのメリットがあるからなのです。
IT資産管理とは、ハードウェア・ソフトウェア・ライセンス(購入したソフトウェアの使用権)といった、IT資産の管理を指す言葉です。IT資産の棚卸しや台帳での管理を行うことで、セキュリティ対策やコンプライアンス対応、コスト削減が可能です。
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では基本的なIT資産管理の整理プロセスをご紹介します。これは企業の規模や状況によって異なりますので、参考までにご参照いただければと思います。
はじめに棚卸しを行うことで、時間はかかりますが、概ね整理する事ができます。重要なのは、運用ルールや運用計画の立案です。近年ではハードウェア資産をクラウドサービスに移行したり、パソコンをノート型からタブレット型に移行したり、Officeライセンスをサブスクリプション型に切り替えたりなど、DX推進の動きもあり、IT資産管理にも中長期的な運用計画が求められています。
近年ではIT資産だけでなく、SaaS型、サブスクリプション型サービスなどの利用状況と併せて管理する事が求められます。
サブスク型のソフトウェアやサービスなどが急増している昨今、ライセンス管理は複雑化していますが、適切に管理することで、余剰なライセンスの契約して余計なコストが発生するような状況を防げます。
無形資産であるソフトウェアを、ライセンス規約に準じて正しく利用することはコンプライアンスの観点から非常に重要です。しかし悪意のある不正利用以外にも、認識の違いや不注意でライセンス違反を行ってしまう事があります。
ソフトウェアやライセンスは無形な資産であることから目に見えません。情報をしっかり可視化し、厳密に管理しコンプライスを遵守することが求められます。
OSの状態が最新であるか、アプリケーションの状態が最新であるか、ウィルス対策ソフトの状態が最新であるか、許可されていない不正なアプリケーションがインストールされていないかなど、セキュリティの弱点を突いて、情報漏洩やサイバー攻撃の被害にあうリスクを低減させるために、IT資産管理と併せ、セキュリティの対応状況を適切に管理する事が求められます。
PC(パソコン)
社用スマートフォン
サーバー
タブレット
ネットワーク機器
プリンタや複合機
各種周辺機器
ソフトウェア
ライセンス
IT資産管理を行う為には多くの作業が発生します。企業規模にもよりますが、一時的な作業のために人的リソースを確保する必要がでてきます。
この点においては自社で人的リソースを確保するのが難しいケースもあるでしょう。またアサインできたとしても、初期に発生する作業が一番多くのリソースを必要とするので、運用フェーズに入ってしまえばそれほどのリソースは必要なくなりますので、社員として増員をしてしまうと余剰なリソースが発生する可能性も高いのです。
社員に負荷をかけてしまうような体制を組み無理に自社でアサインするよりも、作業実務は外部ベンダーにアウトーソーシング(外部委託)するのも選択肢としてご検討いただいてはいかがでしょうか。
IT保守、サポートを行っている外部ベンダーであれば、IT資産管理に関するノウハウも蓄積されていて、様々なケースにも対応できるでしょうし、貴社に適した管理方法を提案してくれるはずです。
なにより、一時的な作業でリソースが必要となった場合でも、アウトソーシングすればリソースの確保も含めてベンダーが対応してくれますので、内製で余剰な人員を確保する必要がなく、コストの最適化が図れます。
概要をヒアリング。オンラインでも可能です。
お伺いさせていただき、概要をヒアリングさせていてだきます。
ご要望や、将来的に実現したいこと、何でもご相談ください。
オンラインでのご相談も可能なので、遠方の方でもご対応可能です。
主には、現状のIT環境の確認、お困りごと、ご要望をおうかがいいたします。
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訪問時の内容から保守費用のお見積。
ご訪問時の内容から保守費用のお見積りをご提示させていただきます。
ご要望をヒアリングさせて頂いた内容からリモートプラン、定期訪問プランのどちらが最適かもご提案させていただきます。
サービス範囲など決定し、基本契約書を締結。
ご不明な点などは、詳しくご説明いたしますので、遠慮なくご質問ください。
すべてご理解いただき、ご発注いただければと思います。
また、ご発注いただく際に秘密保持契約書も締結させていただいております。
貴社のIT環境・社用パソコンやデバイスの詳細を調査し、保守契約書を作成。
貴社のIT環境などの詳細を調査、ヒアリングさせていただきます。
全てのIT資産、パソコン内のライセンスなどを棚卸ししてIT危機管理台帳の作成をいたします。
その他にも、現状のお困りごと、ご要望などを詳しくおうかがいいたします。
所定日時からIT資産管理運用業務を開始。なんでもご相談ください。
IT資産管理サービス内容を盛り込みました契約書を締結いただきます。
所定の日時からIT資産管理業務を開始いたします。どのようなことでもご相談ください。
ご担当者様との定期的なミーティングなどのご協力、よろしくお願いいたします。